关于文书立卷改革的思考

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1、关于文书立卷改革的思考【正文】　　国家档案局《归档文件整理规则》的发布，是档案工作改革的重大突破，它顺应了档案工作的发展方向，使计算机技术优势充分地应用于档案管理工作，大幅度提高了工作效率，推动了档案工作由保管型向利用型的转变，文书立卷改革在全国得到迅速的推广。但在具体操作中。我们发现，有不少人存在着认识上的误区，对一些问题作了不慎重的简单处理。如何更好地扬长避短，处理好具体工作中存在的问题，并且吸收传统做法中的一些优点，使文书立卷改革不断完善。是本文探讨的重点。　　　　　　一、文书立卷改革中存在的问题　　文件级管理模式与传统立卷模式相比，主

2、要有以下几方面的变化：1、取消案卷，实行文件级管理；2、分类方法固定为年度，保管期限、机构（问题）三种，允许进行不同组合；3、装订以“件”为单位；4、增设归档章；5、文件不编页号；6、简化档案盒填写。其中最根本的改变只有一点，就是管理单位的不同，传统上以“卷”为单位，改革后以“件”为单泣。这就涉及到具体的两个工作环节：“件”的界定和装订。“件”的界定是关键，它是文书立卷改革的核心；装订对档案保管和利用有着很大的影响。但目前，实际工作中这两方面部存在着一定的问题。　　　　1.对“件”的处理问题　　在试行《归档文件整理规则》的工作中。我们发现不同

3、的人对“件”的理解各不相同，实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异，特别是对成套性文件的处理。有的单位过分地强调计算机因素，过分强调文书档案“一事一文”的特性，对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理，实行一文一栏；有的单位则是将成套性的文件拆开，逆行一定组合，再分别作为“件”处理。笔者认为，这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则，前一种做法更是本末倒置：应当明确的是，档案管理终究是主体，而计算机只是辅助档案管理的工具，在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标，但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的

4、东西。　　　　2.装订和保管方式问题　　文书立卷改革以后，按照《规则》的要求，文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。关于案卷级装订和文件级装订各自的利弊，已有不少文章进行了讨论，这里不再赘述。但毫无疑问，单份文件装订保管存在着文件易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点，给实体管理和利用带来很大的不便。如何解决这些问题，档案界也提出了不少方法，如采用专门的借阅夹解决档案借阅时的易损易丢问题，用硬三角套套装量少的文件解决保存时的易折易损问题，要求档案人员增强责任心以防档案丢失和死档问题等等.但这些办法不能根本有效地解决文件级

5、管理带来的弊端。　　　　　　二、解决问题的设想　　　　1.遵循档案工作基本规律，客观地界定“件”　　对“件”的把握是文书立卷改革中的一个重点和难点：定义和划分“件”的关键，就是在遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”和“有利于保管和利用”原则的基础上，建立合乎档案历史形成特征和人们检索思维的最小管理单位。　　档案整理必须遵循其自身的形成特点，在整理过程中保持文件材料之间的有机联系，这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。档案管理改革是对档案工作外在的、具体的方式方法的改送，对基本的、客观的档案工作规律不能违背。　　不管哪种类型

6、档案，从问题来分，大体上都可分为“一事一文”和“一事多文”这两种形式。目前进行的文书立卷改革针对的是文书档案，原因就在于；一是传统的立卷方法不适应档案计算机管理的要求；二是文书档案“一事一文”的特征非常明显，传统的档案管理模式只要稍加改革，就可以借助计算机辅助管理的优势。对大多数文书档案来说，都可实行平面化管理。但事实上文书档案中也有“一事多文”形式，如一次会议、活动、事件中产生的文件。如果将这些文书档案拆散，与“一事一文”的文书档案并列，进行平面化处理，会带来多方面的问题：　　一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系，使档案的历史性价值受到

7、损害。　　二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从事由角度划分，属于同一个分类和管理层次。将不同层次的文件混在一起，势必带来分类层次的混淆。档案整理实际上存在着实体结构和目录结构两种方面。实体结构就是要按照全宗原则、实体分类原则及最低类目中档案特征整理方法，最大限度地保持文件材料之间的有机联系，它是目录结构的基础。目录结构是对实体结构的抽象，可形成与实体结构一致的体系，还可根据实际需要进行不同的组合，形成多样化的目录结构，以满足不同角度、不同层次的检索需要，目录结构相对实体结构更加灵活。为了方便档案信息管理和检索，可以

8、对目录结构进行变通处理，将不同层次的内容进行组合。但对实体管理来说，一般还是应当最大限度地保持文件之间的层次结构。特别从长期档案保管的角度来说，更应如此。　　三是不