档案管理与知识管理（之二）

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1、档案管理与知识管理（之二）档案管理与知识管理（之二）　虽然相较.L.图书情报部门而言，档案界因观念与体制的束缚，在接受知识管理新理念上滞后了一些，但现在业内人士也纷纷谈起知识管理了。我等庸人天资愚钝，尽管竭力要赶潮流，但往往对新事物的了解和接受总比别人要慢上个一拍半拍的，所以为了掩饰自己的愚笨与迂阔，只好用看似审慎实则多疑的眼光去打量档案管理与知识管理，对它们之间能否发生一些实质性的关系心存疑虑。　　刚开始的想法是，知识管理的内涵不仅包括对我们所熟悉的显性知识的管理，更重要的是对更加玄乎而陌生的隐性知识的开发与管理。而这一方面的内容是档案管理

2、不曾涉及的，虽说可以退一步而言，目前只针对显性知识进行管理的档案管理，也可以说是知识管理的初级阶段。但进一步分析可以发现，就算单就显性知识而言，从严格意义上说，档案部门所谓的知识管理的含金量不高，首先，并非管理的全是知识，像平常接触最多的也是所有档案门类中数量最多的文书档案(或叫政务档案)，其实更多地只是信息记录，而非系统的知识结晶；其次，相应地，并非这些管理方法都是知识管理的方法。所以，现有档案管理方法与理论之中，能算得上是知识管理的是少之又少的。　　但后来又想到，从另一角度去看，既然作为信息记录的原始材料(即现行文件)必须经过人们的识别和

3、加工才能成为档案，那么，从这个意义上说，档案也是一种经过加工、系统化了的信息记录，那可就是知识的源泉了。　　或者按照教科书上的说法，说详细一些就是，档案信息必须经过人们的识别和加工才能有效地发挥作用。识别，即根据档案信息形式或内容特征、相互联系、不同价值等因素，以特定的方式揭示和固定下来，使无序的档案信息达到有序化。加工，即根据特定需要对档案信息进行整理、分析、概括、归纳、综合、扩充和浓缩等不同形式、不同程度的处理。如此，说这些成为档案的信息记录是知识的结晶，似乎也不为过。　　更何况，在所有的档案门类中，占相当数量的科技档案所记载和反映的绝大

4、部分内容应该是科技知识。科技档案的知识储备功能，应该是比较突出的。相比较而言，其他门类的档案不能说不具备但可以说不太突出。当然，若管理对象不是知识含量高的信息记录，并不一定表明不可以运用知识管理的手段来进行管理。但至少要谈知识管理，最好先从此开始，再推之其他。　　这也就是说，若在档案部门当中谈知识管理(尽管只是显性知识的管理)，似乎从科技档案的管理人手更适合，也更容易些，毕竟，做事需讲究先易后难，那么先把显性知识的管理搞好再说，即对于档案部门而言，显性知识的管理可以先从对科技档案的管理人手。当然，在打下坚实的基础之后，就可以进一步结合科技创新

5、、企业研发对科技人员头脑当中的隐性知识进行管理。这正是一个由易到难的过程。　　而隐性知识部分，可从企业人手，从与人力资源管理相关的员工业绩档案突破。我们知道，其实企业的员工业绩档案，就是从传统的干部人事档案和工人档案演变而来的。当然，这样的一种转变，必然是在人事管理制度改革的大背景下才能发生。较之政府部门，企业由传统的人事管理向人力资源的开发与管理的转变既走在了前面，又相对地难度小一些。值得说明的是，在企业档案中，科技档案是占有相当大的比例的，即不管显性知识还是隐性知识的管理，都与企业管理、企业档案的管理密切相关，由此可以推之。在企业管理中运

6、用得较为普及的知识管理理论，极有可能也被档案部门借鉴，率先在企业档案管理领域取得突破。　　但这样的一种突破，决不可能是档案部门单兵作战的结果。也就是说，需要将文档一体化、图情档一体化的理念与企业的知识管理理论相对接。只有实现企业信息资源的综合管理，才有可能完成向企业知识管理的转变。　　理由很简单，前面所提及的档案信息的识别与加工，是建立在准确了解档案用户需求的基础之上的。那么，档案用户的需求又是.L.如何呢?以企业为例，由于企业的重点在于经营决策，而经营决策方案又必须建立在外部环境、内部条件和经营目标三者之间动态平衡的基础之上，因此，用户一般

7、要求获得综合性较强的有关信息(而不仅是内部的档案信息)，这就决定了档案部门不能单打独斗，而必须与企业内部的其他信息资源管理部门合作，做到内外信息的相互配合和互为补充，为决策部门提供有用的综合性信息。这说明，在企业内部，需要对不同的信息(或知识)源进行综合管理。　　实际上，文档一体化、图情档一体化的本质就是要实现信息资源的综合管理，这一点在企业信息资源管理当中体现得尤其明显。不过同是一体化，文档一体化和图情档一体化的涵义是不一样的。