如何做好文职工作：行政文职工作技巧

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1、文职工作技巧人力资源部文职工作做的事最繁杂接触的人最多如何把简单的事做得漂亮？如何把繁锁的事做得简练？如何把普通的事做得闪亮？大纲一、日常工作内容：1）、文件与记录的使用和管理1.文件的管理2.表单的使用与保管3.如何利用统计技术4.记录的填写与保存2）、公文的拟制1.如何做会议记录2.如何写通知3.如何写联络单3）、接待客人二、做好文职工作的基本素养1.沟通2.礼节3.细节4.技巧一、日常工作内容1、文件与记录的使用和管理文件的管理受控文件的管理建立和更新目录，使文件易于查找确保使用文件人员快速得到最新要求非受控文件的管理建立目录，使文件易于查找确保相关人员了解文件内容监督相关人员能

2、按文件要求执行原则：使用最新版本的文件因文件管理失控而导致……文件的管理-保存原则：便于查找1分钟内找出文件，现在你做得到吗？文件夹内的存放技术类文件依类型行政性文件依日期/部门文件夹的标示合适的标题流水序号文件柜的标示建立清单表单的使用与保管表单的使用与管理表单格式固定统一化不随便增减表单表单的保存使用的表单整理成册建立清单表单是否就是记录？表单制作及排版技巧明确表单的用途确保能清晰地显示出相关信息页面设置（页边距、页眉、页脚等）合理使用WORD和EXCELWORD偏重于文字处理，EXCEL偏重于数据统计与分析打印前先预览切忌滥增减表单表单制作前如何格式设置如何利用统计技术一般的公式

3、运算详见案例图表的合理使用折线图—同个事物不同时段的走势柱形图—不同事物同一时段的走势比对柏拉图—不合格的严重分布程度说说你部门有用哪些公式和图表分析记录的填写与保存记录的填写1.内容需真实性、完整性、准确性2.填制栏目不应有遗漏缺项3.日期填写按“年-月-日”的顺序4.字迹应工整清晰、签名应便于识别5.当填写的记录需要修改时……记录的保存1.依记录类型保存2.一个时期段以后进行装订成册、装箱3.定期进行销毁2、公文的拟制如何做会议记录了解会议议程做到对会议议程心中有数确定记录方式谁发言要点要求需否跟进抓出语句重点如：要通过我们大家的努力完成本周产量如：我们本周的产量要比上周提高

4、5%形成特有符号如：生产部（SC），生产日报表（日报）等如何做会议记录—详见案例记录人就是主持人不明之处要进行确认先作记号，会后再确认重要事项选择恰当的时机提出来确认未尽事项要提醒对于决议未明确事项，要提醒主持人如：这件事由谁来负责？这件事要求在时候什么完成？记录要进行审批发行做好的记录要经主持人审批后发行待跟进事项需在下次开会前确定清楚完成情况如何写通知通知就是把一些事项告诉有关单位和人员知道，在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。上级对下级，团体对个人，机关或单位互相之间，以及相关内部布置工作、传达事项、召开会议，往往都采用通知的形式。通知是最常用的行政公文通知要求言简意赅、措

5、辞得当、时间及时。如何写通知布置工作的通知带有指示性、指导性，必须贯彻执行的，要把道理说清楚，任务提明确，措施订具体传达事项，交流信息的通知让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发和教益，工作有所措置转发的关文件的通知也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和要求，然后附文件全文。召开各种会议的通知等应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称，开会的时间、地点，加会议者的要求现场演练接村委通知本周二~周四要停电3天，现各部以通知形式通知各部做好生产安排以及设备的保养等……提示：周二~周四的

6、确切日期主管签名确认发通知的日期温馨提示“外出小心”等如何写联络单就是把一些事件、现象告诉有关单位和人员，并要求进行相关协助、请求解决等。同样在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。要把道理/现象说清楚，要求/任务提明确，交代清楚哪里发出、发向哪里，发放日期，必要时要对执行情况进行跟进。内部联络单:异常联络单：异常现象/情况、量、后果、要求外部联络单：如何写联络单如何接待客人上司的上级、客户或亲戚朋友热情地请进会客室就座，上茶推销员电话礼貌性地拒绝客户自己先处理，再依性质汇报给上司陌生客人态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，请示领导，由领导决定是否会见。要学会审时度

7、势，具体情况具体处理，做到有礼有节有一个客户来访，上司正好在开周会，这时，你该怎么做？现场演练提示：主动打招呼，请坐倒水告诉大概要多久才会完毕是否有紧急要事可否稍等二、做好文职工作的基本素养文职工作本质就是沟通，要想成为优秀的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通能力，是判断你是否能成为一个文职的重要指标。沟通沟通基础塑造良好的个人形象，维护好部门形象和公司形象！沟通是信息的传递与理解保持微笑主动与人打招呼如何打、接电话多用礼貌用语把握好听与说的技