浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

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1、浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理　　【摘要】电子档案管理凭借高效、快捷、节约的特点逐渐成为现代社会档案管理的重要手段，但是当前我国事业单位电子管理水平还有待提高。本文分析了当前电子档案管理中存在的不足，并提出了一些改进措施。　　【关键词】事业单位档案管理电子档案管理　　1.事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题　　1.1电子档案安全问题　　电子档案是基于计算机信息技术，通过计算机等设备实现档案的信息的收集、传输、归档的档案形式，比纸质档案的信息分类、整理、保存效率更高，查阅也更加便捷。然而，电子档案存在安全性的问题。电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃

2、听、泄密、篡改、伪造等安全问题。很多高校就是由于电子档案遭受网络不法份子的窃取，导致学生信息的泄露，给学生的安全隐私带来困扰.　　1.2档案管理人员素质不高　　电子档案对事业单位档案管理人员提出更高的要求，管理人员不仅应当具备较高的政治思想水平，较强的自我约束能力，还要熟悉相关的计算机理论知识和实际操作，充分发挥电子档案的管理优势。但是现阶段我国大部分事业单位档案管理人员日常工作量大，精力分散，无法专心于电子档案管理工作，同时岗位人员流动性强，频繁的人事变动影响了电子档案管理工作的长期稳定开展。　　1.3电子档案管理不规范　　纸质档案管理时期，档案管理人员能认识到保存纸质材料的重要

3、性，因为档案信息全都直接显示在纸质载体上。但是对于电子档案管理，管理人员还没有快速地转变思路，没有充分认识到如何保存电子档案的物质载体，如U盘、光盘、移动硬盘等等，这些存储工具没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿，而是被随意放置。在重要系统、数据、文档的备份管理上，只是笼统要求要进行备份，没有明确哪些数据文档需要备份，以何种介质备份保存等，是管理人员没有标准可依，电子档案备份管理混乱。在电子档案的安全防范措施方面，也缺乏防治拷贝的技术措施，形成安全漏洞。　　2.事业单位档案管理中电子档案管理的创新对策　　2.1建立健全电子档案管理的各项规章制度　　为了使电子档案管理走出无序管理

4、的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，各分局的电子档案信息缺乏联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。如林权档案需要电子文件和纸质档案

5、相结合，就要设置专门的管理部门进行审核后统一在网上发送，集中管理。　　2.2加大资金投入，改善档案管理环境　　也要不断的创新，利用现代化技术和设备来对事业单位档案进行保存和分类。但每个区域的经济发展不同步，导致大部分档案管理设备难以满足现实的需求，所以档案主管部门应加强督促，协助相关部门向当地政府请示经费支出，改善档案工作条件和设备，加快促进档案工作逐步实现档案现代化管理的要求。有关部门还应协调统一，推出一个能够通用的档案管理软件，进行统一规划、统一设计，从而节省时间、人力、物力、财力以及提高档案管理工作的效率。　　2.3培养专业的档案管理人员　　档案管理人员的专业程度决定了电子档

6、案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围，由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求。　　2.4完善电子档案管理的软、硬件设施　　电子档案的平稳运转建立在高质量的软件、硬件设施基础上，要配置技术成熟、性能稳定，安全性高的软件和系统，避免是使用盗版和来自未知市场的软件、系统。养成良好的安全体检、杀毒习惯，定期升级防火墙和杀毒软

7、件。　　2.5保证电子档案在利用中的安全　　首先，电子档案管理人员及相关职能部门要对档案中私密内容严格监控，禁止外流，一旦发现及时制止。其次，对绝密档案的使用要控制使用时间和使用范围。最后，设置访客权限，开启电子档案管理系统自动记录和监控功能。　　3.结论　　电子档案具备高效、快捷、节约资源的优点，更能适应现代社会快节奏的要求，但是当前事业单位电子档案管理尚不完善，电子档案管理人员应当加强学习，提升专业管理水平，管理部门应当尽快建立健全电子档案管理制度，实行规范化、科