机关档案工作简报

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1、机关档案工作简报第三期（总第4期）三水区档案局编2005年6月30日━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━编者按：年度归档工作是机关档案管理工作的重要组成部分。做好归档工作，对确保档案完整、安全及档案的连续性有十分重要的意义。为进一步加强和规范区直单位的档案管理，去年8月下旬，区档案局首次实行档案年检制度，依法对区直有关单位文件材料归档工作进行检查，通过边查边指导，取得了良好的成效。2004年度文件材料归档工作已经开始，希各单位继续予以重视，加强组织领导，落实好年度归档工作，并认真做好今年档案年检准备工作。目录＊文件材料归档工作的主要做法

2、＊佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）＊简讯三则7文件材料归档工作的主要做法去年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区范围内开展文件材料归档方法改革。这种全新且简捷的按件整理方法得到多数档案员的认可。据不完全统计，去年我区应用新方法立卷的单位已达80%以上。为让广大档案人员进一步熟悉和掌握这一归档方法，现将有关归档工作的主要做法说明如下。一、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。二、归档整理主要程序以件为

3、归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。整理过程中注意对“件”含义的理解：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件合为一件；文件处理单（表）与被处理文件合为一件；来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。㈠分类按年度--保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度。㈡装订去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下面居中（背页的在左下居中）编页码；凡文

4、件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制；在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响到以后将该文件拆订、扫描）。7㈢排列先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）文件材料排列在一起。㈣编号在每件文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。档号章的项目及填写内容：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号；类别号：文书档案的类别号为A；期限：即保管期限，分三类，填写“永久

5、”、“长期”或“短期”；年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；机构：不分机构编档号的单位此栏可不填；件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复；在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。㈤装盒档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的背脊填写“档号”。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一保管期限的文件。填写盒内备考表：盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述

6、情况，可暂不填写；整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；日期：填写归档的年、月、日。㈥编目一是编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、7“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。“目录夹封面”内容应包括全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目；“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。二是编制“归档情况登记表”。内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。三编写“归档说明”。内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化

7、情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。四是填写“归档文件目录”。应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。五是做好目录的装订。各种保管期限的归档文件目录，按不同年度、不同保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满（使用区府OA的单位也按此执行）。新目录与原来立卷的“案卷目录”和“卷内目录”独立。“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交档案馆。六是使用计算机对档案进行管理。按件归档方法是以使用档案管理软件为前提的。目前，我区正

8、推广使用省档案局推荐的优秀档案管理软件。各单位应统一