电子文件归档格式思考

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1、电子文件归档格式思考(上传时间：2007年10月17日)档案信息资源是信息资源的基础性资源，构成档案信息资源的是一个一个的文件，其类型可分为文本文件、数据库文件、图形、图像文件和视频文件等。这些种类的文件又有多种不同的格式，仅文本型文件就有诸如.doc、.txt、.pdf等格式。多种格式的存在对各个立档单位电子文件的归档工作造成了很多的困扰，也使档案馆对所接收电子文件的长期可读性心存疑虑。本文仅就文本型文件的归档格式进行探讨。一、国内主要使用文本型电子文件的格式目前，我国市场上存在多种办公软件，国外的如微软Office、Sun的

2、StarSuite、Corel的WordPerfectOffice等，国内的如金山WPS、红旗中文2000的RedOffice等，它们生成的文档格式各不相同。微软Office的格式是.doc、.xsl、.ppt，StarSuite的格式是.odf，金山WPS的格式是.wps、RedOffice的格式是.sxw。由于微软在操作系统上的垄断地位，微软Office在市场上也处于的优势地位，据天极网对2005年国内办公软件市场主要产品的调查结果，微软Office市场占有率达到71.22%，金山WPS为14.08%；WordPerfect

3、Office为4.58%；StarSuite为3.15%。另据北京市档案局2006年9月对市属单位电子文件归档格式进行的调查来看，采用DOC格式归档的为41.67%，WPS格式为5%，XML格式为20%，TXT格式为20%。从调查的情况来看，目前文本型文件归档时多种格式并存，且DOC格式占有较大比例，WPS等格式所占比例较小。然而，国标《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）推荐的归档文件格式为XML、RTF和TXT三种格式，占有率较高DOC格式并不是国标推荐的格式。二、国内外文本型电子文件格式发展的最新状况随

4、着可扩展标记语言XML在世界范围内被广泛关注，特别是自1998年2月XML被W3C推荐标准后，许多办公软件的厂商都推出了基于XML的办公软件，并采用了一些新的文档的格式。以下就基于XML的ODF、OpenXML、UOF三种格式和基于二进制方式存储的PDF格式作简要的介绍。（一）ODF（OpenDocumentFormat）格式ODF格式于2006年5月正式被国际标准化组织审核通过成为国际标准格式，标准号为ISO/IEC26300。ODF格式由OASIS负责制定，它是一种开放格式，可以让不同程序、平台之间都自由的交换文件而不需要理

5、会是何种应用程序所产生的文件。目前，ODF文档格式受到了很多政府机构的青睐，例如美国马萨诸塞州州政府、德国慕尼黑市政府、新加坡国防部、法国财政部等就率先宣布支持这种格式。ODF文档是基于XML语言的纯文本文档。ODF格式的文本文档的扩展名为?鄢.odt。一个ODF文档实质上是一个打包的文件，并且通常都经过了zip格式的压缩。我们完全可以用现有的任意一款压缩软件将ODF文件解压。以下软件支持ODF格式：Sun的StarSuite，Corel的WordPerfect，IBM的Workplace，以及国内红旗中文2000的RedOff

6、ice3.0等。微软虽然不直接支持ODF格式，但近来微软推出了OfficeOpenXML转译器（OpenXMLTranslator），使用者可将Office文件转换成ODF格式的文件。为了在全球推广ODF文档格式，Sun、IBM等公司创建的ODF联盟。2006年7月，世界软件巨头Google宣布支持ODF格式并加入该联盟，增强了ODF联盟的力量。目前Google的在线文书处理程序Writely已经支持ODF格式。（二）OpenXMLFormat格式作为全球办公软件提供商，2007Office的正式版本已于2007年1月30日向全

7、球同步发售。除了功能上的提升以外，2007Office最引入瞩目的是采用OpenXML这一新的文档格式，新格式文件扩展名分别是.docx、.xlsx和.pptx。当前支持OpenXMLFormat的软件只有微软2007Office。长期以来，以往由于微软在市场上极高的占有率，使它的文件格式成为事实上的工业标准，我国国内软件厂商虽然有自己的格式，但其格式往往须和微软的格式兼容。对以往的.doc、.xls以及.ppt格式，微软一直没有公开其技术，并希望借助这种方式持续保持其竞争优势。但是，现在这种形势发生了微妙的变化。由于ODF成为

8、国际标准，是一种公开的文档格式，得到了一些政府的公开支持，微软封闭的格式受到了很大的压力。为了改变这种状况，微软已将其新的格式OpenXMLFormat提交给国际标准组织，希望成为国际标准，但目前尚未被国际标准组织批准。（三）UOF格式UOF格式，中文名称为“标