内外部沟通工作指引

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1、XXXXXXXXXXXX工作指示内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日期：2010-09-08版本A第1页，共3页制作：审核：批准：1.目的为了保证公司管理体系信息交流的及时性，有效性，规范各种沟通渠道，确保各种信息能够及时地传达到各部门或人员。2.适用范围适用于公司内、外部各种形式的沟通。3.定义无4.权责4.1行政人事部负责与外部劳动部门的沟通及内部各部门沟通协调。4.2品质部负责与质量管理体系相关的外部联络沟通。4.3市场部负责与客户的沟通。4.4采购部负责与供方的沟通。4.5各相关人员负责组织内上下级之间的沟通。5.文件内容5.1沟通

2、的方式主要以书面文件为主，还包括：邮件、【内部联络单】、【会议记录】、传真、电话、口头交流等。5.2外部沟通：5.2.1外部信息沟通的主要内容为5.2.1.1来自供方的信息。5.2.1.2来自政府部门的信息。5.2.1.3来自市场及客户的信息。5.2.1.4其他外部有关方的信息。5.2.1.5公司的管理要求向外部传递的信息。5.2.2市场部接到客户的订单在进行评审时发现不能满足客户时，应及时以传真、邮件或电话与客户沟通协商处理，并在客户订单或【报价单】上作好记录。5.2.3评审合格后的订单，若客户提出对订单中的要求进行变更时，市场部组织确认后将结果反馈

3、给客版本变更日期变更内容变更原因XXXXXXXXXXXX工作指示内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日期：2010-09-08版本A第2页，共3页制作：审核：批准：户，并做好相关记录。若我方因某些原因造成需对订单的要求进行变更时，市场部和客户进行沟通，得到客户的确认且记录并保存好沟通的记录。5.2.4若有客户退货时，由市场部负责接收并在【退货单】上作好记录。5.2.5采购部一般以传真【采购合约】向供应商进行购料，具体参照【采购作业管理程序】执行。5.2.6当我方或供应商需对采购要求进行变更或采购物品质量异常时，双方应沟通协商并做好记录。5.2

4、.7行政部与相关的政府部门做好适当的沟通，以了解政府部门对企业的一些要求。5.2.8当出现与质量管理体系相关的疑问事情时，由品质部负责用电话、邮件或上门拜访等方式进行咨询，以确保质量管理体系的持续适宜性、充分性和有效性。5.3内部沟通5.3.1内部信息沟通的主要内容为：5.3.1.1各部门内部沟通(各部门每周定期早会,提交【会议记录】至营运总监助理处)。5.3.1.2各部门之间沟通协调。5.3.1.3目标、指标、管理方案的完成情况。5.3.1.4内审、外审、管理评审的结果。5.3.1.5各单位之间的日常联络、常规报表、其他信息通报等。5.3.1.6员工

5、对安全、福利方面的抱怨(由行政部汇总后,做出改善处理)。5.3.2当跨部门沟通时，可用【内部联络单】形式，对沟通的结果可用【会议记录】形式。5.3.3上、下级沟通5.3.3.1下级与上级沟通，应逐层往上沟通，例如：员工-组长-主管-经理-营运总监-总经理-总裁。5.3.3.2上级与下级沟通，应逐层向下沟通传达，例如：总裁-总经理-营运总监-经理-主管-组长-员工。5.2.3.3上下级沟通时，若有特殊原因（上级外出时等），视情况可以与其沟通。版本变更日期变更内容变更原因XXXXXXXXXXXX工作指示内外部沟通工作指引文件编号：WI-AD-004日期：2

6、010-09-08版本A第3页，共3页制作：审核：批准：5.3.4当组织内部需对订单要求变更时，填写【订单变更通知单】与市场部沟通，组织内部提出的变更经市场部与客户确认后，将信息反馈给各相关部门，以邮件或电话形式回复。5.3.5客户投诉和退货处理按【客户抱怨处理程序】及【不合格品管制程序】执行。5.3.6当来料品质出现异常时，品质部以【来料不良联络兼对策回答书】与各相关部门进行沟通处理。5.3.7当制程出现异常时，品质部以【不良品内部处置联络书】与各相关部门进行沟通处理。5.3.8当成品检验发现不能满足要求时，品管部以【异常改善处理单】给相关部门进行沟

7、通，若要特采时，须经工程部或客户的批准。5.3.9当因某种原因影响生产进度时，责任部门应及时向上级反映，以得到解决。5.3.10当开发进展不能按计划完成时，工程部应以【内部联络单】或邮件形式主动向经营部进行沟通协调。5.3.11当发现技术资料与实际存在差异或有疑问时，发现部门应及时与工程部讨论解决。5.3.12当发现质量体系文件的要求与实际运作存在差异时，发现人员应及时反映到品质部，品质部召集相关人员分析讨论处理。1.参考文件【采购作业管制程序】【合同评审管制程序】【客户抱怨处理程序】【不合格品管制程序】【制程管制程序】【成品品质管制程序】2.应用表单

8、【内部联络单】（QR-QA-006A）【会议记录】（QR-QA-007A）版本变更日期变更内容