档案管理办法

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1、文书管理制度档案管理办法1.总则1.1.制定目的(1)加强本公司内档案管理，以提升各部门工作效率。(2)将本公司档案管理工作制度化、合理化。(3)促使本公司之档案管理作业推行顺畅。1.2.适用范围凡隶属本公司各档案管理，悉依照本办法所规范之体制管理。1.3.权责单位(1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准名词定义本办法之名词定义如下：(1)档案：各级颁布的文件、通知、公司文书档案、人事档案等；本公司与其他公司的各种来往协议、合同等；各部门的表册事

2、务档案；工程用图等。(2)临时档案：凡临时归档存放者（含未编号档案）。(3)资料档案：凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案（已编号档案）。2.调阅档案不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理《调阅登记簿》并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。2.1.档案保管单位期限(1)永久保管(2)十年保管(3)五年保管(4)两年保管2.2.档案销毁(1)对无需保存的文件或保存年限届满之档案，应依规定请示并办理销毁手续。(2)销毁档案应于《目录卡》

3、上备注注明销毁日期。2.3.档案分类编号档案分类及编码分下列三种：2.3.1.“颜色”区分档案性质各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以下列四种颜色来区分其档案类别，如：(1)红色资料夹为有关品管及制造类之档案。(2)黄色资料夹为有关营业及行销类之档案。(3)蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案。(4)绿色资料夹为有关技术及研发类之档案。2.3.2.“功能码”区分档案类别各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以（一码）大写英文字母作为功能档号。【范例】企划部之黄色资料夹分类：A代表市场调查类B代表营

4、业管理类C代表广告媒体类D代表广告预算类E代表促销活动类F代表促销预算类G代表教育训练类H代表经营企划类。1.1.1.“细分号”区分资料归档顺序各存档单位之资料档案，依归档顺序编码。(1)功能码后再经阿拉伯数字编码，依序为该细分码之档案，应以流水码建档。(2)本编码由存档部门视部门需要，自行编列存档。(3)本档案编码须制作单位存档编号总目录，以方便迅速查用。2.保管期限2.1.永久保管2.1.1.分类(1)公司章程等。(2)股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件。(3)董事会的重要文件。(4)重

5、要的政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件。(5)契约书等具有永久效力的文件。(6)有关股东、董事及主要职员人事方面的重要文件。(7)其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。2.1.2.事例(1)公司章程以及规则的制定、修改、废止等永久性查考文书。(2)股东大会会议记录、责权、财产权等。(3)董事会会议记录等。(4)经营许可证等。(5)契约书。(6)公司职员名册、人事档案。(7)银行存款账、年度会计报表、经营统计资料等。2.2.十年保管2.2.1.分类项目(1)预算、决算及有关会计的各种账簿、

6、各种凭证。(2)干部会议等经营管理上重要的查考性文件。(3)人事工资方面的文件。(4)公司内部全体人员通告的文件。(5)市场调查的汇总报告书。2.2.2.事例税务查账报告书、业务文件、日常债权、财产目录等。2.3.五年保管2.3.1.分类项目(1)期满或解约的契约书、合同。(2)重要会议记录。(3)短期内需查考的文件。(4)人事文件。1.1.1.事例(1)业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿盘点报告等。(2)工资明细表、工资总账、保险明细表、医疗保险明细表、工资调整表。1.2.三年保管其他各单位

7、独立存放资料。2.附件【附件】BB05-1《调阅登记簿》【附件】BB05-2《目录卡》【附件】BB05-1调阅登记簿序号档案编号档案名称调阅人调阅时间归还时间备注核准：制表：【附件】BB05-2目录卡部门：编号档案名称性质类别建档位置建档时间销档时间备注