大数据时代背景下企业档案服务工作创新初探

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1、大数据时代背景下企业档案服务工作创新初探随着信息时代的到来，数据增长越来越快，人们生活步入大数据时代，我们的档案工作也在向信息化方向飞速发展，而传统的档案管理以文档管理为主，没有利用技术工具进行挖掘、分析，档案基本处于被动利用，这就对我们当前的档案工作改革创新提出了迫切的要求。一、大数据背景下档案服务面临的挑战在大数据时代背景下，档案管理已由纸质档案发展到数字化阶段，档案室作为保存档案、提供档案、为企业服务的机构，必然贮存大量的信息量，档案信息资源阶梯式增长，现有的档案工具手段已不能满足数字化档案

2、管理，计算机数据库的应用顺势发展起来，与传统档案室藏资源或者其它应用相比，大数据时代下数字档案室藏量具有媒体形式多、数据量大的特点，这些特点给档案利用服务带来了新的挑战：（一）怎样查询到所需要的档案信息与过去信息贫乏的时代不同，在电子文件广泛利用和互联网高度发达的今天，信息泛滥同样给利用带来了困难。随着档案信息化建设的不断推进以及数据量的进一步增大，在进行档案查询时，往往需要的信息会被埋没在大量的不需要的数据中，并且检索性能急剧下降，甚至无法响应。因此，如何在大量的档案中快速而准确地找到所需的信息

3、，是档案服务要解决的首要问题。（二）怎样抽取和挖掘有用的信息和知识知识管理是档案管理发展的趋势和方向，档案用户已不满足于仅限于数据或文件的利用，更希望能够获得数据背后的信息以及信息蕴藏的知识。因此，档案利用服务也应由提供数据、信息转变为提供知识。然而，知识不是自然生成的，知识也不是简单地存在于信息集合中，特别是蕴含在档案中的知识，需要经过抽取和挖掘才能展示出来。（三）怎样对大数据进行充分的开发利用档案的保存和管理是为了利用，这就需要通过对档案信息资源进行二次开发，制作多种形式的编研产品，并主动提供

4、给查档者。在大数据时代下，档案数量急剧增加、档案类型多种多样以及非结构化数据的大量存在，给档案信息资源的二次开发带来了困难。一是如何在海量数据中选择有价值的信息并找出它们之间的关联，二是如何编研开发非结构化的档案信息，三是如何减轻档案开发人员的工作量。、大数据技术给档案管理系统的可扩展性带来了机遇随着档案数据的不断增多，传统的档案管理系统由于无法动态扩展，会出现“小马拉大车”的情况。大数据技术可以对计算资源、存储资源进行动态扩展、按需分配，满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长，同时大幅降低系统投

5、资及维护成本。三、如何在大数据背景下创新档案服务工作（一）创新服务观念为了应对大数据环境对电子文件管理与数字档案资源带来的挑战，首先要创新服务观念。由收、藏、借用这种一般性服务，向挖掘、编辑、研宄高层次服务转变，由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变，实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变；使利用从被动服务转向咨询服务，由闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸

6、质并用服务，从检索工具式服务转向编研成果是服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、开放性、广泛性和针对性。（二）运用大数据技术，创新服务手段开展档案远程服务。档案远程服务是指档案利用者利用互联网技术，在任何时间、地点都可以通过档案远程服务平台，实现异地获取信息证明服务。具体做法是建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务，在网站实现电子文件的实时管理与利用。（三）创新服务机制管理模式调研和完善创新调研机制。深入实际，调查研究，坚持科学预见，提高工作的原则性、系统性、前瞻

7、性和创造性。围绕调研数据，统计分析查档者的类别和次数多寡，以此来掌握规律，发展需求的重点、难点和盲点，不但创新了利用服务，以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，清晰看到查档者的现实需求和潜在需求，我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点来增加档案工作的主动性和活力。大数据时代已然是信息社会发展的必然结果，作为档案工作者，要努力抓住新时代的机遇，严肃对待挑战，不断学习和创新，围绕企业的经营工作对档案管理方式和手段进行深入思考。充分运用新技术，在时代浪潮地推动下，更好地幵发和利用档案信息资源中蕴藏

8、的巨大知识宝藏，使档案工作创造出更大的价值。参考文献：[1]麦肯锡.你准备好迎接“大数据”时代了吗?[2]大数据带来的机遇与挑战.[3]孙跃华.浅议档案资源信息化建设.