加强高校成教函授学员学籍档案管理,提高档案管理水平

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1、加强高校成教函授学员学籍档案管理,提高档案管理水平　　加强高校成教函授学员学籍档案管理,提高档案管理水平　　一、我校函授学员学籍档案中存在的问题　　1.档案管理人员业务素质不高　　高等学校档案人员的素质高低是档论文联盟案管理科学化、标准化、规范化、法制化的重要保证。目前高校具有档案专业技术人员的比例相当少，兼职档案人员频繁调换，档案人员的责任心不高，管理意识不明确，业务技能不熟悉，档案管理人员不仅思想上不重视，对档案的收集、整理、归档、装订也不重视。　　2.档案收集整理不规范　　函授学员档案有一定的特殊性，有部分“先上车后买票”的学员。什

2、么叫“先上车后买票”呢？就是先在校接受高等学历教育然后再参加承认高考。这些学员的学籍管理相对就要麻烦得多。档案管理人员不及时整理归档，档案零乱、不装订、不收集甚至损坏和遗失。档案移交脱节、借阅手续不清楚，有的档案不完整，有漏缺现象，档案目录和内容严重不符等现象。特别是函授学员的学籍跨的年度时间很长，毕业时间一致，入学时间参差不齐，有的学院甚至要很多年才取得入学资格，不及时补充完整的资料，给今后的查找造成了很大的难度。　　3.档案管理方式和手段落后　　函授学员的学籍档案需要自动化管理的同时也需要档案工作人员专业技术和责任心的加强。我校函授学

3、院一直是采用手工管理的方式，难以适应现代化的信息管理要求。很多学员的学籍资料数据不完整，给学员以后的查找增添了麻烦，直接影响学员的切身利益。有的学员学籍变更材料不清楚，学员在校期间的一切活动严重脱节。有的函授学员成绩总册有成绩，学员卡片又无成绩，有的学员毕业了又缺毕业证编号等等问题。没有现代化的管理就难以开展档案信息的开发和利用，不完整的档案就不能更好的发挥档案的参考和凭证作用。加强计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。　　二、提高函授学员学籍管理的措施和建议　　1.档案工作是党性、政治性很强的工作。为了适应高校档案工作发展

4、和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节标准化和规范化，加强高校档案工作的监督、指导，更好的开发利用档案信息资源，有效的为高校建设服务。必须提高档案管理人员业务素质，档案工作人员要政治上可靠，要有文化水平和一定的专业知识，不仅要学习档案方面的专业知识，管理知识，还要学习自然科学、这会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。档案管理人员要热爱专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。稳定档案工作队伍，一般不要轻易调离档案部门，确保档案工作的完整性和持久性。提高档案管理人员的信息化管理技能，以适应高校档案信息化建设和发

5、展的需要。　　2.建立健全函授学籍管理工作，加强函授学员学籍档案的收集和整理，收集函授学员在学校各项活动中直接形成对学校和这会以及学员有保存价值的各种文图表、声像等不同体裁的材料。立卷归档要清楚，案卷目录和内容一定要相符合，每个环节工作要细化，责任落实到每个人。特别是对“先上车后买票”那部分学员，档案管理人员要对他们备注一份资料，每年补充材料直到学员学籍的完整。函授学员的新生登记表、学员学籍卡片、学生成绩总册、在校花名册、学生学籍变更情况(留级、休学、复学、转学、退学)、学生奖励材料、学生处分材料，以及毕业证明书编号都要清楚记载不得漏缺。

6、完整的学籍才有参考价值和凭证作用。　　3.加强档案工作的信息建设，努力实现函授档案从经验管理向科学管理的转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，传统管理向科学化管理的转变，手动检索向自动化检索的转，提高档案管理质量，充分发挥档案在高校教育管理中的作用。　　综合上述，函授学员学籍管理工作是一项特殊的复杂的系统工作，学籍档案对学员的个人利益息息相关，对学员的工作有凭证作用和参考价值，档案管理人员有服务意识，必须要在思想上重视，业务上熟练，使档案发挥更大的作用。