现代公文写作与处理：公文要素之公文结构

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1、现代公文写作与处理：公文要素之公文结构公文结构的概念和作用（一）公文结构的概念公文结构是指公文内容的组合和构造。换句话说，也就是如何按照主题的需要，安排材料、组织成文的方式，比如全文分哪几个部分，每部分安排哪些内容，怎样使公文首尾一致，形成一个有机整体，等等。（二）公文结构的作用1.便于阅读和理解2.利于公文写作二、公文结构的基本内容公文结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。（一）公文的开头与结尾一篇公文中，开头与结尾，一个居

2、前，一个殿后，地位都相当重要。1.开头开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。最常见的公文开头，大致有以下几种：①起因式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。②目的式开头。开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”、“为……”。③根据式开头。一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。④时间式开头。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来

3、”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头。⑤引文式开头。一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。⑥事情式开头。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。2.结尾公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。公文中的结尾也是多种多样的，常用的有如下几种：①总结式结尾。在结尾部分对全文作出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。②希望号召式结尾。在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。③强调式结尾。对主题意义再次强调以引起重视。④

4、专用式结尾。如“以上请示是否妥当，请批复”、“当否，请指示”等。（二）公文的层次与段落段落是形式范畴的概念，即自然段，其行文标志是“另起一行，空两格”；层次是内容范畴的概念，即意义段，没有明显的行文标志。1.层次所谓层次，又叫意义段，结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次，有时按照公文的逻辑联系来安排层次。公文往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。①总分式。总分式也叫主从式，是指构成公文

5、的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。有命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。②并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。③递进式。这是按照内容的逐层推进，层层加深而安排

6、层次的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。④因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因、后说果，有的则先交代结果，后分析原因。⑤连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文中采用这种方式的以时序的推进为多。如简报、报告、会议纪要等常用这种方式。2.段落段落是构成一篇公文的基本单位，人们习惯上称之为自然段。段落的划

7、分要注意四点：一是单一性，即一个段落只能表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；二是完整性，即一个中心内容必须在一个段落里说清楚，而不能分散在几个段落里讲；三是连贯性，就是说前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断；四是匀称性，即段落的长短划分要适度，不能长的太长、短的太短，避免给人以不太协调的直观印象。共2页，当前第1页（三）公文的过渡与照应1.过渡过渡是指公文层次、段落之间的衔接与转换，在公文中起着桥梁和纽带的作用，使全文浑然一体，逻辑性强。公文写作时，在下面几种情况下一般需要过渡。一是思想内容转换时。二是表达方式转

8、换时。三是