应用物资闭环管理系统需求计划内部控制完善

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1、应用物资闭环管理系统需求计划内部控制完善田卫东1张文辉2（1.国网山西省电力公司阳泉供电公司；2.国网山西省电力公司物资供应公司）摘要：在当前信息技术快速发展的时代下，信息技术的应用是企业提供竞争力的有效手段之一，而ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）为代表的各类信息化管理系统也得到了快速发展应用，物资闭环管理系统的运用实施不但在管理方面为企业整体注入了科学的管理思想，在物资需求计划管理的内部控制方面也实现了较好的实时动态跟踪。通过物资闭环管理系统的需求计划管理方面的有效应用，在很大程度上有助于加强企业内部物资需求计划管理的系统

2、性和规范性，同时为企业有效降低内部物资供给与消耗之间的不协调提供了有力工具。因此，改进和完善物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制体系已成为企业成功的重要关键，具有现实的经济意义。..关键词：闭环管理需求计划内部控制机制完善1应用物资闭环管理系统袁结合典型案例分析建立和完善需求计划管理的内部控制1.1完善实施物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制。①建立监督机制，对物资需求计划管理执行权限内部管理控制。在物资需求计划业务过程中，各环节之间要相互监督制衡，做到物资需求计划与物资采购、物资采购与过程控制、过程控制与财务核算、物资采购与物资保管等岗位之间相分离，相关部门共同

3、把关，实行会签审批，加强内部牵制，防止权力失控，行为失范；应将有关内部控制权限与物资闭环管理系统和OA办公自动化体统相结合，实行全过程管控，以达到控制物资需求计划管理风险和提高物资管理水平的目的。②整合各类资源，对物资需求计划管理实现流程内部管理控制。为提高物资采购对需求计划的内部管理，从物资需求计划申报的创建，到物资需求计划审批流程的流转，到物资专责物资闭环管理系统核查以及完善并调整需求计划相应信息；再到物资需求计划汇总等递交各级审批把关，同时建立物资闭环管理系统的需求计划、管理的审批、部门编制、流程流转以及专责操作整个过程的内部管理控制。③加强计划管理，对年度物资

4、需求批次采购计划内部管理控制。根据年度资本性投资计划、电网维护计划、营销接电计划、表计安装与更换计划、备品备件计划等要求，整合形成明确的时间、人力、物资需求综合计划，计划中还包括一部分预测的物资需求计划（如抢修）。通过整合需求计划和供给计划，完善了物资需求计划管理的全程内部管理控制。结合批次计划上报和实施采购情况，对年度物资需求计划和批次计划进行监控和对比，避免发生漏报、错报。结合综合计划、财务预算的调整安排，对年度物资需求计划做到滚动修编，准确掌握物资需求计划变化，找出规律，不断提高物资计划管理工作水平。1.2典型案例分析，物资需求计划管理的内部控制。随着物资闭环管

5、理系统在电力企业中的不断深入，以及物资需求计划管理控制理论与企业实际业务流程的有效融合，在物资闭环管理系统的需求计划管理内部控制逐渐显现出了一些问题，如采购范围计划批次错误、需求数量或者预算单价数量级错误、单位混淆、技术规范书不符合要求，或未挂接ID号、未满足项目合规性要求、物料选择错误、物资计划交货期不合理等。这些问题的出现，大大影响了物资需求计划上报率、合格率、准确率的提升。针对以上指出的问题，提出完善物资需求计划管理的有效内部控制。1.2.1加强需求计划审核力度，从管理方面和技术方面加以改进完善。管理上加强考核，增强物资人员责任心；技术上严格把控，采取信息化手段

6、审核。1.2.2严格执行计划批次安排，杜绝计划外采购和不合规项目物资上报。①结合项目建设进度，统筹安排编报时间，严格杜绝批次上报。②部门联动，严格工程管理程序，共同把关，杜绝不合规项目。③不具备招标条件项目，不得申报，杜绝不合规项目物资上报。1.2.3关注初步设计审查，加大设计复审力度，避免申报非标物资。①密切关注项目初步设计审查工作，设备材料严格比对国网采购标准。②对已选用的，积极组织设计院进行复审，选用可替代标准物资。③对确需选择非标物资的，需提供有权单位的初步设计审查意见。④需选用非标准物资，且无设计批文，经公司分管领导批准后上报。1.2.4合理确定物资需求计划

7、交货期，提高计划执行刚性及准确率。①项目单位所填报的物资到货时间，不得小于“最短交货时间”。②从物资闭环管理系统提报需求受理截止日，加上招标和签约60天以及周期和运输时间。③按照项目进度要求，考虑交货、施工图设计、工程施工时间。④进行科学预测与有效监控，提高物资需求计划执行刚性及准确率。1.2.5做好需求计划的分级审核工作，进一步提高计划编报质量。①组织参加省公司物资计划审核会，学习交流各专业最新技术标准。②严格交货期、项目名称、工程电压等级、交货地点关键信息审核。③以物资闭环管理系统为基准，加强对概算价格审核，避免出现数量级误差。④加强对技术规范书