探寻企业档案信息化管理的重要意义研究

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1、探寻企业档案信息化管理的重要意义研究赵晓蕾ZHAOXiao-lei(西北电建三公司，咸阳712021)(NorthwestElectricPowerConstructionCorporation,Xianyang712021,China)摘要院在企业经营管理体系中，展开对档案的信息化管理有着相当重要的意义与价值。木文即围绕企业档案信息化管理这一中心问题，展开对档案信息化管理重要意义的总结。Abstract院Thearchivesinformationizationmanagementisofimportantsignificanceandvalu

2、eintheenterprisemanagementsystem.Thisarticlesummariesthemeaningofarchivesinformationizationmanagementfocusingonarchivesinformationizationmanagementofenterprises.关键词院企业；控案信息化管理；意义Keywords院enterprise；archivesinformationizationmanagement；significance中图分类号院G275.9文献标识码院A文章编号院1006-

3、4311(2014)27-0176-020引言对比传统意义上基于纸质文档的企业档案来看，在对其进行信息化转型的背景之下，企业档案的储存方式体现出了更加突出的优势。除此以外，企业当前信息化的优势还表现为：档案管理与信息化管理系统相互结合，资料库系统规模庞大、资料完备，很大程度上弥补了传统企业档案处理中存在的不足与缺陷，能够为企业经营管理活动的开展提供更加丰富的功能。结合以上分析展开如下分析：1企业档案信息化管理促进文件收集归档方式的优化档案信息系统在组织机构中的应用有助于提高组织机构的运行效率，在H常运营活动当中，所产生的大量电子格式的文件公信力与

4、实体文件相当，在效力以及价值的发挥方面具有等同的优势。同时，电子格式的文件资源还能够与实体格式的文件资源相互融合，相互连接，统一归档，使企业阶段性的运行情况能够得到集中且真实的反应，对于今后的查考利用而言也有着重要的价值。•体而言，企业档案信息化管理对于促进文件收集、归档方式优化的重要意义主要体现在以下几个方面：首先，企业档案信息化管理增加了归档监控的渠道：例如，企业可以通过利用外出授权系统的方式，对企业工作人员的去向情况进行调查与登记，督促相关工作人员及吋将外出业务中所产生的各种文件进行归档整理。同时，在企业信息化管理系统当中,可以在公文处理模

5、块当中引入插件，在主办部门编写相关活动文件的过程当中，借助于该插件来提醒档案管理工作部门组织开展相关的归档工作，这对于促进档案部门对活动的全程性跟踪监控而言有相当重要的价值，确保整个业务活动当中具有价值的文件资料能够得到全面的收集。除此以外，还可以通过应用连接技术的方式，将企业财务管理系统与企业档案信息管理系统连接起来，这样一来，对于企业日常经营管理期间所涉及到的各种活动经费开支活动、业务人员差旅费报销活动以及工程款项结算活动等，档案部门都能够借助于档案信息管理系统，在财务验证中发挥相应的价值，借助于经济属性工具，对文件材料的归档情况进行严格把控

6、。其次，企业档案信息化管理提供了多类型的在线归档模式：在档案信息管理系统当中，通过对各类系统软件以及应用软件的广泛使用，使得电子文件的归档方式呈现出了多元化以及多样化的发展趋势。对于档案文件的形成单位而言，可以直接利用归档电子文件接收单位的信息系统，更加真实与高效地展开对电子文件等一系列操作（包括文件形成、文件收集、文件整理以及文件归档等在内）。同吋，也能够依托于形成单位的档案信息管理系统，在互联网M络的支持下，同步完成文件归档以及文件传输方面的工作。接收单位在一定的数据转换处理基础之上，将这部分文件档案中的关键数据导入信息管理系统当中，以上对于

7、提高企业档案信息化管理综合价值而言意义显著。2企业档案信息化管理促进档案整理效率的提升在将信息化系统与企业档案管理工作相互融合的背景下，实现了文档的一体化发展，文件生命周期内各个阶段相互之间的连接更加紧密，这对于降低劳动量，促进文件管理高效化发展而言意义重大。企业档案信息化管理在提高档案整理效率方面的优势主要表现为以下两个方面：首先，企业档案信息化管理促进了档案整理流程的简化：企业档案管理软件的广泛应用产生了文书档案以件为单位进行归档的整理模式，归档文件整理的改革工作得到进一步的凸显。在信息系统的干预下，除了能够为档案资源的利用方提供档案文件的0

8、录检索功能，且能够为利用者提供文件的全文内容检索，从而对于提高文件档案利用效率而言也有重要价值。在这样一种模式下，企业归档文件整理的步骤