专业秘书与行政助理培训

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1、专业秘书与行政助理培训课程安排（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知行政人员的角色认知什么样的人员适合做行政人员行政人员需要具备的素质行政人员需要掌握的技能成功行政人员的“七”高你适合做行政人员吗？什么样的人适合做行政人员？个人条件学历年龄外貌体质视力听力性别什么样的人适合做行政人员？个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣什么样的人适合做行政人员？礼貌而不居高临下诚实而

2、不弄虚作假参谋而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而不炫耀示人品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力行政人员需具备的能力（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力行政人员需具备的能力（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心职权层次职能权力的三维概念不一定是上司的，要为同事服务成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望

3、和前景高道德水平高成就感高专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧行政人员的办公室事务行政人员的主要日常工作日常工作的三大特征日常工作的四大作用办公室事务管理行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境文书工作通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制

4、作、分发，会务的安排，接待，善后的工作——工作内容行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一风险与机遇并存行政人员日常工作办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会办公室布置的原则根据现在会议室的布置，请点评办公室布置的优、缺点点评：办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。办公室布置的原则（二）办

5、公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要保持清洁。创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一——办公室环境的“五个一”工程创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用——办公自动化设备使用“五不准”问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?办公用品的选

6、购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；“误拆”应立即封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，保持信件完整；检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；如有必要，可以登记信封的信息案例讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善？强化档案管理强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门

7、立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节安排上司约会的原则配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会妥善安排上司的约会案例：1、2请指出这位行政人员在安排上司约会时体现了哪些原则？安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。时间约会事由所带资料参加人员地点安排约会需要注意的细节（三

8、）及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及