三级秘书教程 第一章 会议管理

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1、三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（会务管理）会议管理目录第一节：会前筹备一、会议筹备方案的拟订二、检查会务的筹备情况三、审核会议文件四、与领导沟通会议的有关事宜五、拟订会议的应急方案第二节：会中服务一、提示会议按计划进行二、监督会议经费的使用三、处理会中突发事件第三节：会后落实一、会议总结工作的内容和要求二、会议评估工作的内容和要求15rainbow三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（会务管理）第一节会前筹备一、会议筹备方案的拟订1、会议筹备方案的内容：（1）确定会议的主题与议题确定会议主题的要素有3点：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会

2、议主题的细化。（2）确定会议的名称（3）确定会议的议程（4）确定会议的时间和地点2、会议筹备方案的作用：（1）确保会议的周密组织；（2）确保会议服务质量和沟通协调到位；（3）确保领导的意图得以贯彻执行；3、远程会议筹备方案的特点（要求）：（1）远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并将会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等告知服务公司。（3）会议程序、议程及其他材料必须尽

3、量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。4、电话会议和视频会议知识（见下页表）15rainbow三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（会务管理）远程会议：包括电话会议与视频会议远程会议筹备方案的特点：远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永义记录、交流更加直接与简短的优点；远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，向其提供相关会议的要求、日期、起止时间、人数、与会人员电话号码、主持人姓名等；会议程序、议程及其他材料必

4、须尽量寄给与会人员、以便他们有时间准备会议讨论；要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。电话会议与视频会议的区别区别电话会议视频会议定义是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。使用条件任何电话用户只要申请开通了“会议电话”的服务功能视频设备，通过微波线路或卫星线路适用范围规模不大、办公地点相对集中的企业布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况信息交流优点①方便灵活，准备时间短，回复迅速；②是电子通信会议中花费最少的①实现了声音和图像同时传送；②打破了空间的限制；③节省时间、费

5、用；④交流效果较好。信息交流缺点缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息初始准备时间较长，初始投入成本较高；没有面对面会议形式所具有的互动效果，交流不够深入广泛。提高效率措施可以搭配传真、电子邮件可以配备高速传真机工作要求①准备发出开会信息；②认真分发会议书面信息材料；③合理安排会场信息传输设备；④按时接通电话：至少提前5分钟进入会场，会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方；⑤互相通报出席情况；⑥做好会议记录。①发出开会信息；②分发文件信息资料；③布置会场；4、设置与检查会场信息传输设备；④做好会议信息准备；⑤采用先集中后分散的形式，先开大会再开小会；⑥汇总

6、情况信息。15rainbow三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（会务管理）5、会务机构分工的要求（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍；（2）会务机构要分工明确、责任到人；（3）加强协调，定期沟通。6、会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会→分成筹备小组→形成筹备方案→领导审核方案7、安排座位的注意事项：（1）中、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签，使与会人员顺利入座。（2）在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。（3）如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法

7、。（4）要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之为下座。（5）中小型会议方案，因与会人员较少，因此各项准备工作常常是责任不能到人，方案起不到应有的作用。（6）中小型会议方案在会议经费和会场布置等方面的内容大都从略或精简，但实际工作中仍需要予以一定的注意。（7）中小型会议方案拟出后要交上司审核，再行部署。7、会前准备工作的要求：充分、周密、安全8、会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系：会议策划方案一