博士生国外短期访学研究项目.doc

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1、博士生国外短期访学研究项目办理派出手续基本流程及注意事项一、基本流程自行办理护照在研究生院办理：1.《资助证明》2.《在读证明》自行办理签证与研究生院签订《资助博士国外短期访学协议书》，同时办理借款手续。办理时需提交：1.护照首页复印件1份2.签证页复印件1份3.《担保书》1份4.《协议书》3份5.《预借款单》1份凭研究生院返回的《预借款单》，到财务处报账大厅办理借款业务自行订购机票派出在研究生院办理联合培养博士派出手续二、注意事项1．护照学生应在本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。学校不统一组织学生到相关部门办理护

2、照。办理护照的相关费用由学生自行承担。注意：若护照申办人的户口所在地曾发生迁移（例如：因上学，学生将户口从沈阳迁至哈尔滨），且户口变动未满10年，那么在办理护照时出入境管理部门可能会向原户籍所在地发送核查函，核查无误后才可继续办理。核查周期较长，一般为10-15天或更长。因此，有此类情况的学生应提前办理护照，以避免耽误办理签证等手续。2．《资助证明》（1）学生须按照《国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国（境）培训人员开支标准的通知》（外专发[2006]172号）（附件2）相关要求，填写《（短期访学）资助证明》（附件4）第一及第二

3、页，A4纸打印第一页，导师签字，交至研究生院；第二页发至邮箱：hitgs_csc@hit.edu.cn资助生活费额度按《通知》附件中的“普通职称”执行。（2）部分学生所获得的学校资助金额低于所赴国家（地区）的最低生活标准，无法顺利办理签证，因此可办理资助金额符合外方最低要求的《资助证明》。此类《资助证明》仅是学校为保证相关学生签证手续的顺利办理而提供的名义上的、包含差额部分在内的奖学金证明，并无任何实质性差额部分的资金资助。办理时须填写《（差额资助证明）保证书》（附件5，A4纸正反面打印，学生及导师签字，和准备好的《（短期访学）资助

4、证明》一起交至研究生院。联系人：刘杨办公地点：行政楼323室联系电话：864032863．《在读证明》短期访学派出学生在办理签证时，需向驻华使领馆提交派出单位的英文《在读证明》。办理流程：登录研究生系统（http://www.hit.edu.cn/hitgsmis.htm）——“学生学籍维护”——“在读证明申请”——打印——行政楼316盖章——行政楼322登记翻译。办理时间：每周四，8:00-11:30，13:30-17:00联系人：纪楠办公地点：行政楼322室联系电话：864137714．签证学生须自行办理签证并承担相关费用，具体

5、要求及相关流程也须自行咨询相关国家驻华大使馆签证中心，研究生院不负责该部分工作。5．签订《资助博士国外短期访学协议书》，办理借款手续学生在派出前须与研究生院签订《资助博士国外短期访学协议书》，并办理借款手续：（1）填写《资助博士国外短期访学协议书》（附件6），A4纸打印，左侧装订，一式三份，学生及导师签字。《协议书》中甲方（即研究生院）的资助标准须按照《哈尔滨工业大学博士生国外短期访学管理办法（试行）》（研院发[2012]29号）及《国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国（境）培训人员开支标准的通知》（外专发[2006]172号）

6、中规定的标准填写，其中：一次性往返国际旅费——欧美地区（包括大洋洲）最高限额8000元人民币；亚洲地区最高限额4000元人民币。甲方的资助月数按批准的资助类型相对应的资助月数进行填写，其中：A类资助——6个月；B类资助——3个月。丙方（即导师）的资助标准及月数需与导师商量、确定后填写。（2）填写《（借款）担保书》（附件7），A4纸打印，一式一份，导师签字。（3）填写《预支款单》（可在财务处购买，行政楼二楼），填写样式如下：预支款单年月日借款人单位：导师所在院系姓名：导师姓名联系电话：导师手机号预支款金额：生活费+国际旅费（学校资助部

7、分）预支款用途：本人学生***短期访学生活费和国际旅费合同编号：支款方式：现金对方单位名称：账号：开户行：借款人工资唯一编号：导师工资唯一编号预计还款时间：回国时间+1个月单位项目负责人：财务负责人：主管校长：导师签字（4）办理上述手续时，还需提交护照首页及签证页复印件各一份。6．办理借款学生需自行办理借款手续（行政楼二楼报账大厅），借款时需携带工商银行储蓄卡。7．办理联合培养博士派出手续学生在出国前，需在研究生院办理联合培养博士派出手续，填写《哈尔滨大学研究生联合培养(出国、回国)申请表》（附件8），A4纸打印，学生本人及院系相关

8、负责人签字、盖章，交至行政楼316室。8．短期访学项目派出人员在批准的访学时间内，学校正常发放博士生津贴。