办公费用管理

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1、行政费用管理工作事项细化执行一、行政费用管理知识准备（-）行政费用构成行政费用一般包括差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮电费、行政设备维修费等项目。行政费用管理应注意一下3点。1.应用好管理业务费。行政经费在公司费用中所占的比例发，伸缩性也较强，审核行政经费时应请有关领导把关，并依靠各业务部门具体掌握。有条件的企业还可以制定合理的定额，进行定额管理。对于大项行政费用，应实行专款专用，以保证这项业务工作正常进行。2.明晰各类账H,实施专项管理。业务费涉及面较广，各类专门经费的使用所需资金都集中在一块，因此必须分清明细账目，专款专用。（1）专人负责，监督使用。业务费的使用与

2、管理还必须由财务部门专人负责，并有一定的监督机构与机制，合理地使用业务费。（2）增收节支，发挥最大效能。业务费的使用，要本着节约的原则，拓展新的渠道及开展新的业务时,都应从发挥最大效能的角度出发来考虑问题。3.勤俭节约，认真做好节支工作。对公务会议费、业务费等专项开支，要从严控制，做到量入为出，精打细算，绝不浪费。（二）行政费用管理内容1•编制费用预算，报请企业领导批准，形成正式预算。2.申领行政费用部门在申请领取经费时，应根据所批准的经费年度预算，编制年度分季用款计划，报呈上级领导。3.拨付行政费用上级领导一般根据各部门的季度用款计划和上月会计报表，并结合各部门的业务和资

3、金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。4.行政费用账目管理领取拨款后，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。其中“经费存款”是办理预算资金结算的账H,“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。二、行政费用管理模版（-）行政费用报销规定模版行政费用报销规定第一条行政费用种类1.办公用品及低值易耗品采购费。2.车辆使用费用。1.交通补贴费。2.应酬招待费。3.其他。第二条办公用品及低值易耗品采购费报销规定1.行政部根据计划统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。2.各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买。审批权限划分如下：

4、（1）单价在50元一下，或总价在200元以下，行政部经理批准；（2）单价在50元以上，或总价在20（）元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物以备核实;（3）行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。3.原则上不报销办公用品之装卸费用。第三条车辆使用报销规定1.车辆使用费的种类车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。2.行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的基础上，制订当月车辆费用开支计划。3.油耗报销需由驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程，市行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，经行政部长签字验核。4.路桥费、洗车费由驾驶

5、员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核。5.车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况进行复核，经行政部经理签字验核。6.驾驶员行车补助按加班标准计算，每月在工资屮列支发放。第四条交通费报销规定1.交通补贴（1）交通补贴具体标准见“公司补助管理法”。（2）交通补贴在员工工资中发放。2.员工外勤不能按时返回就餐着可给予误餐补贴，标准为每人每餐12元。3.员工外勤每天交通费标准为20元，经批准可乘坐出租车并报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予以报销外勤交通费。第五条应酬招待费报销规

6、定1.根据“公司对外接待办法”等文件屮规定的接待标准接待。2.应酬招待应事先提出巾请并经批准后方可实施。3.原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。4.应酬招待活动一般在企业确定的定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处招待或用现金结算。第六条对外宣传费用控制对外宣传活动，不仅要考虑其效果，而且要核算其成本，力成本求与效益的统一。一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出包括以下5个方面。1.活动费用，包括制作费、摄影费。2.人工费用，包扌舌支付给记者的公关费。3.日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通

7、信费、交际费、杂费。4.印刷费。5.捐款。（-）接待费用管理细则模版接待费用管理细则第一章总则第一条使用范围。本公司有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系的交际费、接待费和招待费（以下简“接待费”）的开支均按本细则进行管理。第二条接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本细则规定的手续办理。凡不按本细则办理者,任何对外接待与交际的开支费用，本公司一概不负责。第三条本公司所有员工接待费用的报销一律按本细则执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。但是，本细则允许业务接待人员委托代理人办理必要的手续。第二章接待费用