《秘书职能结构》doc版

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1、秘书职能结构秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务，其特点主要有综合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理；在组织的结构系统中，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介；秘书工作的成果是很难用具体的经济成果的数据来表述，但秘书有效的职能活动，能够使取得生产和管理成果的人们效益的提高；秘书的职能活动不能脱离社会，和其他社会活动一样，秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。 在秘书工作实践中，这些特点，决定了秘书在职能活动中要充分发挥参谋咨

2、询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。 关键词：秘书职能活动特点与作用 秘书在组织管理体系内工作活动，势必受到职能地位和工作环境的影响和制约。虽然秘书活动头绪众多，范围广泛，可变性大，但仍然有着符合自己职能地位和环境条件的特点，存在着符合自身活动规律的原理。总体来说，秘书主要作用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。 本文根据秘书活动的一般特征和原理，从秘书工作的特点与要求入手，理论联系实践，就秘书在职能活动中如何充分发挥其重要

3、作用分4个方面进行论述，旨在通过对秘书工作特点与要求的了解，更好地开展秘书工作，充分发挥其职能作用。 1、秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用 1·1综合辅助是秘书活动的显著特点 秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。 在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组

4、织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。 1·2秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用 现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。它必须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。 在学校日常政务工作中，办公室秘书是学校领导的助手，必须协助领导者处理日常办

5、公事务，为领导的工作提供各方面的服务。秘书不仅熟悉学校领导的权责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方面教学工作信息；熟悉本级机关组织的全面的情况，对上级领导机关的政策、指令和有关意图，以及下级各处室、各年级组和各教研组的具体情况都比较了解，而且秘书还对领导者的工作习惯、思想脉络和不同阶段的工作重点比较熟悉。秘书这种协助领导处理日常事务，为领导者提供工作服务的职能地位，为秘书发挥参谋咨询作用，提供了便利条件，而领导人也存在这种需要。一位有现代管理思想的领导人，不仅需要他的秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠，而且需要他的秘书有较高的智能，信息灵通，知识全面，善

6、于出谋献策，能够直言上谏，在关键时候提醒自己，拓宽自己的思路，使自己少犯错误。 秘书要充分发挥其参谋咨询作用就必须取得领导者的绝对信任，如果领导信任，愿意征求和听取秘书的参谋建议，秘书就能有效地发挥参谋咨询作用；反之，就难以发挥作用。而领导者对秘书的信任很大程度上与秘书的自身素质、领导人的素质和组织气候的影响有关。这三个方面的影响造成了处在相同职能地位的秘书有的能随时向领导者提供参谋建议，成为领导身边的智囊人物；有的只能跑腿办事，很少有提出意见和建议的机会的现象。 同时群众的理解和支持，影响着领导人的管理效果，也影响秘书发挥参谋咨询作用。秘书只有深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的

7、营养，在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见和建议，才能充分地发挥其参谋咨询作用。 秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。组织对内对外信息沟通的网络结构越合理，运转效率越高，秘书掌握的信息就越全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询，就有较高的实际价值。反之，秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据。 1·3辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用 秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，