电子文件管理细则第二部分：电子文件长期保存格式需求

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1、电子文件管理细则第二部分：电子文件长期保存格式需求（征求意见稿）1　范围本标准明确了电子文件长期保存格式的需求。本标准适用于各级档案馆、机关、企业、事业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。2　规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范ISO15489-1:2001信息与文献文

2、件管理第1部分通用原则3　术语和定义GB/T18894-2002和ISO15489-1:2001中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。3.1　长期long-term当电子文件保存在某一处所时，虑及技术变化（包括支持新载体、新数据格式）和用户群体变化影响的足够长的时段。这个时段延长到未来不确定的时间点。3.2　长期保存long-termpreservation用一种可靠的、能够被独立理解的方式长期（3.1）维护电子文件真实、完整、有效的行为。3.3　长期保存格式long-termpreservationformat为长期保存（3.2）电子文件而选用

3、的计算机文件格式。4　电子文件长期保存格式应具有的特征4.1　支持真实性支持数字水印、数字签名、循环冗余校验或纠错码。4.2　格式透明格式开放，有公开发表的相应标准和技术规范。有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式。4.3　不绑定软硬件被多种操作系统和应用软件支持。支持多种存储技术，或与存储技术无关。当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取。使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台。4.4　格式自包含不包含指定版本的格式之外的内嵌对象。不包含外部对象的链接。4.5　格式自描述用标准格式（通常是XML）设置元数据

4、，描述对象的属性特征，满足管理、保存、描述的需求。4.6　固定显示维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。81以自然阅读顺序提供文本，以便文件能用基本文本编辑工具阅读。1.1　持续可解释不包含加密协议，也不包含加密选项。1.2　持续可用支持无损压缩。在压缩协议中不使用分辨率的缩减取样。1.3　可转换支持其它格式转换为长期保存格式。支持过时的长期保存格式转换为新的长期保存格式。1.4　易存储格式紧凑，数据结构合理，数据占用字节数少。支持在一个文件中容纳大量数据，不必把数据拆分成块。具有聚合能力，可以把几个相关的

5、数字对象聚合到一个文件中。2　电子文件长期保存格式的选择原则2.1　满足需求电子文件长期保存格式应具有本标准第4章所列的长期保存格式的特性。满足电子文件长期保存的要求。2.2　通用符合相关的国际标准、国家标准或技术规范。被广泛应用和支持，采用的技术成熟、稳定，具有较强的生命力。2.3　信息安全符合国家信息安全政策，规避技术壁垒，维护信息安全。2.4　代价最小选定的长期保存格式尽可能使电子文件的管护成本最小化，这些成本包括使用、维护该格式软件费用、相关格式转换费用及人员培训费用等。2.5　限量符合本标准第4章所列特性的电子文件格式的数量可能是无限增长

6、的，但特定电子文件保存处所接受的电子文件长期保存格式的数量应是有限的。2.6　可扩展当某类电子文件没有合适的长期保存格式时，可采用工业标准格式作为长期保存格式。2.7　评估认定电子文件长期保存格式，需要经过本标准一致性评估。81（资料性附录）常见电子文件格式表1　常见电子文件格式文件类型格式格式特征纯文本文件TXT格式格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少等。XML格式遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换等。格式化文本文件UOF格式遵循GB/T20916-2

7、007《中文办公软件文档格式规范》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密等。RTF格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换等。WPS格式支持数字签名、可向其他文本格式转换等。版式文件PDF/A格式遵循ISO/DIS19005《文件管理电子文件长期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。CEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换等。SEP格式支持数字签名、格式自描述、固定显

8、示、可向其他文本格式转换等。图像文件TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。JPEG-2000格式