基层单位档案管理工作概论

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1、基层单位档案管理工作概论汪泓兰州市科学技术情报研究所摘要：阐述了基层单位档案管理工作的意义，从档案管理规范化、制度化建设的要求出发，强调了档案质量的重要性，论述了充分应用现代科学技术和手段，提高档案管理人员的综合素质，从而实现档案管理现代化的途径。提出了创新工作思维,充分利用档案价值的思想。关键词：基层单位;基层档案整理;收集;归档;信息化;作者简介：汪泓（1978-）,男，汉族，江苏苏州人，大学本科，助理工程师，主要从事档案管理工作。收稿日期：2017-07-03Received：2017-07-03现如今，档案相关法律法规

2、体系日渐完善，人们对档案的认知不断增强，做好档案的管理工作已成为当今社会各方面的需要和共识。就基层单位而言，档案管理工作既是单位管理工作的重要组成部份，更是单位可持续发展的需要。基层单位搞好档案管理，应根据本行业特点和需要，切实做好档案的收集、鉴定、整理、保管和利用等环节的工作，以发挥档案的价值和作用。1基层档案资料的收集、整理和保管中存在的基本问题1.1档案收集中的问题档案收集作为档案管理工作的第一个环节，也是最重要的环节。首先要保证档案资料的完整性、真实性、有效性，要做到档案资料收集的科学严谨。作为基层单位的档案管理人员，

3、不仅仅是简单接收和保管单位内各部门移交的文件材料，还要承担起文件材料质量的检查责任，对文件材料的规格、用纸、页数、签章、文件逻辑关系、文件份数等方面进行系统地排查检验。档案资料除文字、图表资料外，还有照片、影音、电子数据等资料，做好检查签收，对不符合移交保存规范的档案，档案人员有权提出退档，并要求补充更正。某些业务部门因为自身工作原因，会将部份技术档案截留，其他资料则移交档案部门，造成其他部门需要关键技术档案时无法在档案部门查询获得。有的档案管理人员虽然将文件归档,但未作任何检查整理，不管文件是否有存留价值，只是成捆移交。这是

4、档案收集过程中影响档案质量的关键。严把这些关卡，就为开展档案管理下一步工作创造了较为有利的条件。1.2档案整理中的问题根据文献中心档案管理工作的实践，档案资料在收集以后，档案人员必须对其进行鉴别整理。基层单位的档案主要分为人事档案，文书档案和业务档案。人事档案有着严格的编制和分类标准，一般由政府部门认可的有专职档案管理能力的单位或上级主管部门负责管理;文书档案分类编口也有规范的标准;业务档案整理和编目就很难有统一的标准，这是因为各个基层单位的工作千差万别，管理要求也不尽相同，这就需要各单位根据本单位自身业务特点和管理要求进行分

5、类，使之形成一个具有一定隶属关系的文档系统。1.3档案保管中的问题实践证明，档案保管是一项非常严谨且责任重大的具体工作，也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节，做好档案的保管，既要有硬件，也要有软件。所谓硕件，是指良好的存放场地，标准化装具，以及必要的保护设施。所谓软件，就是档案管理人员对档案的保护保存知识、保管方法、保密意识、现代化辅助工具和需要认真执行档案管理制度的工作态度。基层单位的档案保管便件往往因为条件的限制而比较简陋，这就更需要档案管理人员注意口常的巡查，注意档案保存场地的温湿度的调控，注意防水、防火、防霉变虫蛀

6、、防有毒有害气体等，防止各种对档案有危害的不利因素产生。在借阅档案要严格遵照管理制度，办理相关借阅登记手续，借出和归还时都要做到当面清点，归还档案资料必须按序原位存放，方便日后查找。保证已归档案资料的安全、完整。2基层档案资料的收集、整理和归档的具体方法2.1提升基层单位档案管理人员的档案意识首先，必须为单位领导灌输档案管理重要性的正确认识，让基层档案工作获得主管领导的必要支持及重视。其次，必须加强档案管理内部人员的业务素质培养，增强其责任心和皱感度。同时，把控好重要资料的建档和保管，必须发挥档案管理工作人员的作用，提升档案管

7、理人员在档案形成过程中的资料收集意识，强化其对于各阶段档案的基木管理，根据相关要求对每一个环节的原始资料给予及时妥善的保管、收集以及整理，以此来确保归档资料的真实性、完整性、可靠性和齐全性，方便以后档案工作的利用与开展。2.2完善基层档案资料的收集工作基层单位内，档案资料收集工作能否有效且持续的展开，这一般取决于基层单位档案管理人员以及相关工作人员的互相配合。首先，基层单位管理人员在具体工作屮的任何一个环节完成后，必须根据相关规定对工作过程产生的相关文件资料进行筛选、整理及鉴定，并及时交由档案的管理部门甄别建档。其次，为了保证

8、档案资料的完整性，确保单位的档案管理工作具体要求耳档案整理归档工作一致，基层单位的具体档案管理部门还需要选择科学合理的方式加以管理，比如制定相应的技术管理制度，通过这种技术管理方式来帮助单位的相关工作人员完善各项资料的积累、形成以及整理工作。对相关文件资料加以检查与清点,并对