outlook、邮件管理及邮件写作培训

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1、Outlook、邮件管理及邮件写作培训：一、讲解outlook（windowslivemail）的使用1、账户的设置2、邮件储存3、通讯录（集团要求）一.收件人统一更改为“GE”或“CP”逗号加空格加“姓(拼音)”加空格加“名(拼音)”，名字中间也需用空格隔开。 如：GE,zengzhijian     具体操作：     1.打开outlook，选择地址标签；     2.双击需要修改的人员；     3.选择姓名标签，在姓的空白处输入GE，在名的空白处输入名的拼音，开头字母用大写，名字中间空格

2、隔开。   二.发件人统一更改为“GE”或“CP”逗号加空格加“姓(拼音)”加空格加“名(拼音)”，名字中间也需用空格隔开。>如：GE,zengzhijian     具体操作：     1.打开outlook，选择工具下拉菜单-账户-邮件；     2.选择“属性”按钮，再选常规标签；     3.在请键入您用来指代这些服务器的名称下面空白处及姓名空白处输入“GE，空格名的拼音，开头字母用大写，名字中间空格隔开。二、邮件管理1、邮件如何管理（建多个子目录）2、邮件规则三、邮件写作随着网络的普及，

3、日常财务工作中电子邮件成为了必不可少的沟通工具之一，但是在实际工作中，经常遇到这样的问题，收到的一封邮件，题目竟然是“无标题”，偶尔收到一个还好，收到的多了，在后期查找时很不方便，下属公司报送的财务报表，不注明公司名称，下面是从网上看到一篇关于电子邮件的商务礼仪，和大家分享。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样

4、看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1．一定不要空白标题，这是最失礼的；2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用，才能显示完你的标题；3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；4．一封信尽可能只针对一

5、个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度1.1邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。1.2如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不

6、清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。1.3不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。三、职场的电子邮件礼仪1.Email正

7、文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！3.Email正

8、文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查