《秘书的工作职能》PPT课件

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1、第六章秘书的工作职能秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务。传统的三项职能：办文、办事、办会。1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”：由传统的低层次、事务性服务向高层次、智能型服务转变；由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；由收发传递信息向综合处理信息转变；由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变。第六章秘书的工作职能现代秘书工作的基本特征：以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理辅助决策为根本。给领导“减压”还是“帮倒忙”影片

2、《生死抉择》中有这样一件事：一名老职工写给李高成市长的反映中阳纺织厂领导班子腐败问题的信件被市长秘书“截留”了，由此引发了群众对李高成的误解，也给李高成的工作带来了被动，负面影响很大。当李高成责问秘书为何扣住他的信件时，秘书解释说：是为了减轻领导的工作压力。问题：１．市长秘书“截留”了反映中阳纺织厂领导班子腐败问题的信件，是给领导“减压”吗？为什么？２．在你心目中，秘书有哪些职能？怎样才能履行好这些职能？第一节办公室事务辅助第一节　办公事务辅助秘书是为领导工作服务的，其工作职能必须围绕着领导工作需要展开。概括地说，在

3、领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。从这个意义上讲，秘书职能范畴是：（１）具有从属性。它从属于直接服务对象———领导者的职责和职权范围。（２）管理辅助性。无论何级何类的领导者，都有确定的管理范围，秘书的职能范畴，就是在领导者的管理范围内发挥辅助作用的空间。（３）既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性。开展正常的领导活动，就必须借助会议、文件、处理事务等形式以行使职权，必须依据信息进行沟通以实施管理，这就需要秘书办文、办会、办事、沟通信息等职能辅助。办公事务辅助在秘书职能

4、活动中是大量的、经常性的、基础性的。秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的。因此，从事秘书工作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务。办公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等，它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着

5、不可低估的影响。一、办文办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。文字产生之后，国家行使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载体并以文书为重要依据。即使在高度集权的封建君主时代，君权的行使也需要秘书性官吏的辅助和操办，在办文的过程中也必然存在秘书性官吏不同程度的参谋建议的智能辅助。随着社会的发展，文书应用的范围越来越广泛，数量和要求也不断地提高。因此，办文成为了秘书工作极为重要的业务内容。即使

6、在信息化社会，使用了网络化的文字处理技术后，采用以计算机为主要工具的秘书办文，也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。办理文书是秘书部门的传统工作。（1）起草撰写公文及公务应用文。（2）文书处理，包括收文和发文。（3）文书的立卷归档工作。（4）信息工作，包括信息简报、内参编写、材料整理。（一）文稿撰拟【案例】方老师原是一中远近闻名的才子，不仅自己经常在报刊上发表文章，而且他教的学生，个个语文成绩优秀，特别是作文写得好，经常在省市中学生作文竞赛中拿名次。由于书教得好，被提拔到市教育局当了科长，又由于会写文章，又选任为陈书记

7、的秘书。陈书记的儿子就是方老师教出来的，考入了国家重点大学中文系。陈书记出于对老师的尊重，对方秘书仍然称方老师。方老师第一次为陈书记写讲话稿，是他至今难忘的。陈书记向他交代写作意图、主要观点和有关材料。他表面虚心在听，心里却在想，写文章还用你来教我吗。虽然他十分自信，但毕竟是第一次给县委书记写讲话稿，必须一炮打响。于是他熬了两个通宵，反复修改润色。改好后自己又读诵了几遍，直到自己完全满意，才算完稿。开会那天，方老师坐在台下，准备欣赏陈书记宣读他笔下的杰作。只见陈书记把讲话稿放在桌上根本没有打开，开口就说：“今天我讲８

8、个字，第一个字是……”８个字全是讲话稿上没有的，整场讲话内容完全按“８个字”展开。半个钟头后，台下响起雷鸣般的掌声。方老师给惊呆了，但心里又很不服。讲语言、讲结构、讲文采，我写的哪点不如他？为什么……他带着迷惑去听与会干部讨论陈书记的讲话。干部们对陈书记讲的“８个字”记得清，理解得透，并能与各自的实际工作紧密地联系起来。方老师这才服气了。事后，