Excel电子表格验证

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1、------------------------------1、Excel电子表格验证倒底是啥？------------------------------我们谈论任何话题都不能离开GMP这个根本，GMP的宗旨是什么？或者说为什么要实行GMP？建议大家再去查看一下GMP条款的第三条：“旨在最大限度地降低药品生产过程中污染、交叉污染以及混淆、差错等风险，确保持续稳定地生产出符合预定用途和注册要求的药品。”显然针对Excel电子表格的验证，目地是为了“防止出错”，这是我们今天分享内容的核心原则。现在回到Exc

2、el，是不是所有的Excel电子表格都需要验证？不是，只有涉及到产品放行、关键控制指标的计算表格，必须经过验证后才能使用。而平时方便自己简单计算、用于日常数据汇总的Excel并不需要经过验证。根据计算机系统的三个部分：输入、计算和输出。下从数据输入、公式核对和数据测试三个方面来介绍一下。------------------------------2、数据输入是从源头把关------------------------------大多数人把Excel验证的重点放在公式的检查、计算结果的复核，往往会忽略数据输

3、入的重要性，想一想，如果数据一开始就是错误的，那后面的公式和结果又有什么意义呢？拿到一个Excel模板，第一件事是要分清哪些单元格是能够输入内容的，哪些单元格是不需要输入内容，然后把这些单元格锁定。具体的办法是，在”单元格的格式“窗口中，选择”锁定“。001.png(68.58KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传然后在”保护工作表“窗口中选择”保护工作表及锁定的单元格内容“，再加上密码。002.png(47.57KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传这样一套组合拳下来，那

4、些提示性单元格、计算公式、结果和结论，再也不能修改。除了输入数据的单元格外，其它单元格均应锁定，包括空白单元格，也不能进行修改、删除、更改类型等操作，但可以进行选择和复制的操作。数据输入验证时要用到一个重要的功能：“数据有效性”，在英文版的Excel中叫做“Datavalidation”，最新版的Excel2016中已经改成“数据验证”。如果输入文字内容，比如输入品名，这种相对固定的内容，可以选择“序列”的功能，提前输入我们需涉及到的产品。003.png(94.29KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册

5、3 小时前上传在单元格输入时，可以直接用下拉菜单选择对应的产品，效率高，不会出错。004.png(19.82KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传如果输入一个没有的产品名称，就会出现错误提示。005.png(61.35KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传如果输入的是数据，在输入时要对数据的范围进行限制，对数据的正确性做一个初步的判断。比如峰面积、稀释倍数，一般来说都会是正整数；006.png(36.34KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传检验日期，这是一

6、个日期，应该在某个日期之后。007.png(37.26KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传称样量，应该是一个小数，大于0；对照品含量，一定是个百分比数，介于0.9-1.0之间；008.png(56.29KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传做好了这些，数据验证工作就做好一半了。在验证也可以有意的输入一些符号、乱码，或者明显不合逻辑的数值（比如负值），看一下是否能够出现错误提示信息，如果不改更，无法输入下一个数据。------------------------------

7、3、公式审核------------------------------单元格的坐标是用字母和数字组成的，比如：A1、C1:C10。公式就是用这样的方式来引用单元格范围，单元格的引用方式包括相对引用和绝对引用，用“$”表示，这两种引用方式的区别是在进行公式自动填充时，单元格是否自动变化，比如：009.png(55.99KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传这里给出一个小技巧，可以用“F4”这个快捷键来切换单元格的四种引用方式。顺序是:A1-->$A$1-->A$1-->$A1验证时要显示公

8、式，在“公式”标签选择“显示公式”，这时所有的公式都以单元格引用的方式显示，也可以打印到纸张上进行核对，根据每个人的不同经验和习惯。010.png(63.64KB,下载次数:0)下载附件 保存到相册3 小时前上传一个好的习惯是公式书写的规范，可以提高验证的效率，减少出错的机会，比如下面这个公式：=$C18*$H$9/$B$6/$F$6*$H$6*100/$E18*$F$18  …….(a)是不是有一种掉到钱堆里的感觉，一时半会