声像档案整理基本要求

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1、声像档案整理基本要求照片档案的整理一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。问题类号问题内容1．单位建设面貌（建设面貌类）2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类）3．重要会议（会议类）4．生产技术和职能活动（业务工作类）5．视察参观交流（参观视察类）指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。7．文娱体育活动（文体类）8．（重大活动）二、正片的整理及其案卷编号：（一）、照片的整理要求：1．照片要组成案卷（保管单位）。2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。3．档号规范

2、、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。95．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。（二）、组卷与编号1．组卷：按“问题——年度”方法组卷方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式：正片分类代号+案卷号+张号G1.2.3—1（1）第一张第一卷照片分类代号（重要会议类代号）每一张正片背面要贴上档案号张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。即：（1）-（N）案卷号：是同一分类案卷

3、的流水编号（三）、卷内正片的排列1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列；2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。（四）、编写文字说明91、总说明：每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。总说明应将本组照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一般不超过200字。（1）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；（3）地

4、点：被摄物所在的具体地点；（4）人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；（5）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。广州市档案局1996年5月10日在广州市政府礼堂召开《一九九五年度全市档案工作先代会》的专题照片。本组照片共7张起止张号：1—7张摄影者：王小林（见图例）总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片位置。每组照片由同一个摄影者制作的，可在总说明中注明。“起止张号”是指每一组照片在本卷照片张号流水号中的“起张与止张号”。2、分说明9由于总说明已对一组照片的主要内容作了揭示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。如果照

5、片中人物众多时则要注明照片中主要人物的具体位置。如。“左三”、“右起”等。（见例图）：照片号G1.2.3—1（1）底片号G1.1—1（1）参见号摄影者王小林说明：大会主席台（左起）市档案局肖敬荣副局长、彭旭东副局长、韩益杰局长、市政府陈纪萱秘书长。“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。（五）、拟写案卷题名：照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题。如：由同一年度、同一问题照片组成的案卷，可拟写为：市档案局一九九×年各种会议照片由几个年度、同一问题组成的案卷一定要标明起止年度。如：市档案局一九××年至一九九×年各种会

6、议照片（六）、填写声像档案卷内目录：照片以自然张逐张填写，每一组照片前应在目录上有一个通栏标题，通栏标题一般不超过50字。9（七）、照片档案册正面与背脊部分填写方法背脊填写格式：全宗号10目录号G1.2-1年度1995-1996类别会议类档号G1.2.4-1正面填写格式：全宗名称：广州市档案局题名：广州市档案局一九九五年至一九九六年度会议专题照片全宗号10档号G1.2.4—1目录号G1.2—1起止张号1—15年度1995—1996保管期限永久注意：由几个年度的照片组成的案卷，其“年度”项应填写起止年度。（八）、填写声像档案案卷目录对照片案卷进行系统排列和编号后，按照分类规定和案卷

7、的排列顺序填写案卷目录。（九）、编制照片档案目录“照片档案目录”是指由照片的“案卷目录”和“卷内目录”组成的一种照片档案检索工具。由于照片的目录数量不多，可以将所有照片目录装订在一起，并给该目录编上目录号。目录号由照片档案的类号和目录顺序号组成。照片档案目录号的写法：9G1.2—1第一本目录册序号照片档案（十）、大张照片的整理：大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，应按所属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填