文书档案整理

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1、文书档案整理省档案局经科处处长曾修伦交流问题一、概念与范围二、“案卷”的整理方法三、“件”的整理方法四、两种整理方法比较一、概念与范围1.文书档案的概念2.农村文书档案范围3.文书档案整理1.文书档案的概念文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件。2.农村文书档案的范围乡镇文书档案党群工作类文件、人大工作类文件、行政事务管理类文件、编制人事劳资类文件、社会事业工作类文件、城建土地环保类文件、经济发展财贸类文件、政法保卫类文件行政村文书档案党群村务类文件、综合治理类文件、社会保障类文

2、件、农业管理类文件、企业管理类文件3.文书档案整理文书档案的整理工作，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。三、“件”的整理方法（一）整理的原则（二）整理单位（三）“件”的整理方法与步骤（一）“件”整理的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是指在操作时，将归档文件按照不同年度、不同问题（机构）等文件形成过程中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系；在最低一级类目内排列文件时，按“事由原则”将同一事由形成的文件集

3、中排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。“区分不同价值”是指依照《机关档案归档和不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。对于保存价值大、保管期限长的文件重点整理和保管；对保存价值小保管期限短的文件，根据条件区别对待；对无保存价值不须归档的文件，则予以销毁。（二）归档文件的整理单位整理单位：件对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理的单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每份文件为一件。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”⒈会议文件的确定：按内容（问题）分别

4、确定为件。⒉会议记录：以会议各类各为一件。如党组会议记录、行政会议记录等。⒊调查处理事项：一文一件。⒋信息简报：每期为一件。⒌请示与批复：一般为一件，分开时各为一件。⒍文件正本与不同稿本：一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件如法律法规、重要标准、规范等须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。⒎正文与附件：附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规性文件等。一般来说，正文与附件为一件；如附件数量较多或不厚装订时，也可各为一

5、件。⒏原件与复制件对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏传真件、铅笔圆珠笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件应与原件作为一件。⒐转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。⒑报表、名册、图册报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。⒒来文与复文来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括去文与复文，从文种上看包括

6、请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可分别作为一件。⒓正文与文件处理单文书处理较规范的单位，文件在运转过程中一般都附有文件处理单。文件处理单真实地记录了文件的办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。（说明：信息化程度高的单位，短期保管的发文建议不再走纸文书审签批程序）（三）“件”的整理方法与步骤1.分类⒉装订3.排列4.盖归档章5.编号6.编目7.装盒1.分类包括年度分类法、问题（机构）分类法、保管期限分类法。①年度分类：按照文件材料形成的年度进行分类，每年形成的归档文件材料分

7、为一类。注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时间）归类。跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度；几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文件时间为准。②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主题））进行归类。③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的年限。在实际工作中，往往需要将二种

8、或三种分类法组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。《规则》规定：年度分类法和保