第三章文书处理

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1、第三章文书处理内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。学习本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处理的基本方法与技能。第一节文书处理的基本知识一、文书处理的含义“文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。“文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活

2、动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。“公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。二、文书的分类（一）按行文关系分类第一、上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。有请示

3、、报告两种。第二、下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。第三、平行文。没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。（二）按制文机关分类第一，行政公文。有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第二，党的机关公文。有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。第三，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细

4、则、守则、制度。第四，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。第五，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。第六，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会发展计划、财务预决算方案等。第七，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示

5、、报告。（三）按性质作用分类第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。主要是用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标。第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准使用的公文。第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文

6、。三、文书处理的基本原则（一）实事求是实事求是指从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照市委的实际情况办事。（二）精简精简是对文书工作的数量要求。主要是指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文版主义。（三）高效随着工作节奏不断加快，信息量海量增长，工作任务不断加重，公文处理量也急剧增加，对办文质量和效率提出了更高的要求。对此，一是要精简，二是要强调公文管理规范有序。四、文书处理的内容（一）发文处理包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。（二）收文处理包括收进

7、文书的签收、登记、传阅、拟办、承办、催办、注办等工作。（三）文书管理包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。立卷是指已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。归档是指机关文书部门或业务部门奖处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案部门集中保存的过程。（四）文书保密负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。五、文书处理的工作要求（一）及时及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。（二）准确准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。

8、（三）安全安全是对文书处理工作的管理要求。（四）统一统一是对文书处理工作的组织要求。文书处理工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文书工作；二是执行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度