四级秘书文书写作

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1、办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。文书的概念文书的撰拟文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义

2、的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。。文书的种类通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、

3、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。常用事务文书是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。一、公文中各要素标识规则根据国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。

4、三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。1、眉首公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等要素。（1）公文份数序号。（选择项目）定义：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。位置：使用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。一份公文一个号，过去曾规定用七位阿拉伯数字标注。现在规定根据公文的份数来决定用阿拉伯数字，但至少不低于两位数。（

5、2）秘密等级和保密期限（选择项目）定义：秘密等级是指划分公文保密的级别。位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字。如“机密”；如果需要同时标识秘密等级和保密期限，其位置相同，写为“机密★一年”。目前分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（3）紧急程度（选择项目）定义：紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。位置：顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级下。两字之间空1字，如“急件”。目前分为“特急”、“急件”两类（4）发文机关标识（公文版头）（规定项目）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。凡

6、是联合行文的机关，不管机关的多少，首页必须出现正文。（5）发文字号（规定项目）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位置：一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。当联合行文时，发文字号只写主办机关的字号。（6）签发人（规定项目）定义：签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。限用于上行文。位置：平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字。其后标全角冒号。思考：什么人在机关中可以签发文件？A签发文件的人应

7、是此机关的第一负责人；B若第一负责人不在，由管理相关业务的副职领导签发。C假如第一领导不在，管理相关的副职也不在，由秘书长、办公厅主任来签发。（7）红色反线红色反线标识在发文字号之下的4mm，其长度与版心等宽。2、主体公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。（1）公文标题（规定项目）位置：位于红色反线下空2行。完整的标题由发文机关+事由+文种组成。如：国务院关于抗旱保丰收的通知。文件标题的排列一般有四种：A一行排完B宝塔式中共中央关于开展三讲教育的通知C倒宝塔式中共中央国务院中央军

8、委通知D菱形式中共中央关于贯彻三个代表的通知（2）主送机关（选择项目）定义：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。位置：主送机关在标题下空1行左侧顶格书写。末端标全角冒号。注意：不能写给个人，必须是机关团体。当主送机关太多，首页无法出现正文时，将其移至抄送机关后。（3）正文（规定项目）位于主送机关下1行，每自然段左空2字，