公文写作知识-公文格式

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1、主讲：全国公安写作研究会常务副会长贵州省作家协会会员贵州警官职业学院副院长（副巡视员）申元初教授公文写作—公文格式七、公文的格式公文的格式，有两个意思：一是指公文的写作模式；二是指文件的文面样式规定。这里所指的“公文格式”，是第二个意思，一般所指“公文格式”，也主要是此意思。对“公文格式”的理解格式是死的，制作是活的，这里又有两个意思：一、公文写作，要根据公文的写作目的和实质内容，决定风格和选材。二、文件文面，严格遵守国家质监局关于公文格式的规定，尽量使文件具有美感，给人以愉悦的观感。一组简报的文面表现公文格式常识完整意义上的公文，实际指人们平常所谓

2、的“文件”。因此，说“公文的格式”，就一并包括了公文文书文本（正文）及其以外的文件版式内容。具体有：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（版头）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。一份完整的公文，由“文头、主文、文尾”三部分组成。但《国家行政机关公文处理办法》第十一条明确规定：公文中各组成部分的标识规则，参照（国家质量技术监督局1999-12-27）《国家行政机关公文格式》国家标准执行。按照《格式》的称谓，三个部分应分别叫“眉首、主体、版记”。一、眉首（教材称“文

3、头”）“红头文件”首页上的红线，叫“反线”（教材称“间隔线”）。反线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（教材称“文件名称）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（教材简称“份号”）。（一）份数序号左上角，分发时按号登记清楚。（二）密级右上角，如有时限，用★隔开。用3号黑体（三）紧急程度右上角，同时有密级排于密级之下。用3号黑体（四）版头发文机关全名或规范简称后加“文件”一词。红色小标宋体字，但最大不能等于或大于22ｍｍ×15ｍｍ。（五）发文字号机关代字+年份+序号，六角方括

4、号。标识下空2行，3号仿宋字。（六）反线。红色。发文字号下隔4mm处。党的文件中间加五角星。00001机密★一年紧急25mm贵州警官职业学院文件黔警院发〔2003〕3号发文字号制作要领：1．机关代字：黔警院；年号：〔2003〕；序号：3号。完整文号：黔警院〔2003〕3号；如果是对内下发可加“发”字：黔警院发2．在机关代字部分，还可有部门代字和文种代字：（1）部门代字：黔警院办字〔2003〕3号；（2）文种代字：黔警院通字〔2003〕3号；（意为：贵州警官职业学院2003年第3号通报）部门一般只能是办公厅（室）才能行文，军警系统政治部可以行文。注意：

5、上行文不能用部门代字,因为等于越级行文。（7）签发人上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标签发人姓名。80mm00001机密★一年紧急贵州警官职业学院文件黔警院请字〔2003〕3号签发人：用楷体贵州警官职业学院关于举行阅兵式的请示二、主体（教材称主文）反线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。（一）标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行排布。（二）主送机关受理单位，标题下空一行左顶格3号仿宋。（三）附件正文下一行左空2字

6、用3号仿宋字标识“附件”，冒号后标附件名称。如有序号用阿拉伯数码，附件名称后不用标点符号。附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。附件是随文发送的材料，有时是公文的主要部分，如总结等。贵州警官职业学院关于举行阅兵式的请示省公安厅：为提高学生军事化管理意识和集体意识，增强纪律性，经我校慎重研究，拟定于×月××日在我校运动场举行阅兵式，……（略）附件：1．阅兵计划2．运动场改建方案二00×年×月×日（联系人：办公室××，电话：×××）主题词：管理思想教育阅兵式请示抄送：省政法委、省教育厅。贵州警官职业学院办

7、公室200×年×月××日印发—1—（四）印章（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。印章加盖方式相同，以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切，相距不超过3ｍｍ。（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印

8、章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切