总务管理规定

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1、一、总则1、为加强公司行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定木规定。2、木规定所指行政管理包扌舌公文管理、档案管理、保密原则、卬鉴管理、办公及劳保用品管理、行为规范管理、安全保卫管理、后勤保障管理、奖惩制度等。二、公文管理1、公文管理是指收文、文件制作与发文管理。2、公文的签收。1」凡外来公文文件，均由总务部认真查收签字。1.2对上级主管部门下达的文件，必须由总务部及时附“文件处理借阅单”后，报送有关领导签批、审阅。有重要文件需要向下属部门传达时，总务部应及

2、吋、迅速送到。1.3总务部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。3、参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送总务部按收交程序处理，不得个人保存。4、公文制发程序。主办部门承办人拟稿，负责人审核，总务部部长核稿，董事长或总经理签发,总务部负责登记、编号、打印、封发。文件屮涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准。5、总务部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。内容不实，格式不符的文稿可以退回拟稿部门。6、上级下发的文件应注

3、明机密等级、急缓程度、发放范围。三、档案管理1、归档范围公司所有公文等具有参考价值的文件材料。2、档案管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。3、档案的借阅与索取3.1总经理、副总经理、总务部部长借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，宜接提档。3.2公司其他人员需借阅档案时，要经总务部批准，并办理借阅手续；4、档案的销毁4.1任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。4.2若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。四、印信管理1、公司各种印鉴（除财务印章外）、介绍信均由行政管理部实行登

4、记审批制,专人负责保管。2、口常业务用印，须经总务部部长审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用印需总经理签字、署名后方可盖章，并留有原件存档。如违反此规定后果由直接责任人负责。3、外岀办事需带公章时，应由总经理签字批准，总务部备案后方可带岀，但至少有两人携带并监督使用。并在规定期限内归述，否则，出现一•切事故后果自负。4、公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。5、公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管领导签字

5、同意后方可开出，未使用的回来后必须交回。五、会议管理1、公司会议主要由办公会议、业务会议、股东会议或董事会议组成。2、公司不定期召开专题会议。3、公司每周办公例会H,是为贯彻落实做岀的决议、决定召开的会议。会议由总经理主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。4、公司各部门每周或每天早上开早会，针对前一•周或前一天工作进行总结及分析。5、公司办公例会由公司总务部组织。总务部应于会前一天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。5」会议纪要的形成与签发：①公司办

6、公例会会议纪要、决议，由总务部整理成文。②总务部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。③会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。6、会议纪律6」与会人员不得迟到、早退或缺席。特姝情况不能按吋到会，应提前向会议召集人请假。6.2与会人员不得屮途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。6.3与会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得来回走动。6.4迟到、中途离席者应轻声入、出座位，尽量不干扰会议进行。6.5与会人员应坐姿端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。6.6会议期间与会人员要

7、认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动状态）；会议期间不会客。6.7与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。6.8与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。六、保密制度1、公司机密涉及企业及员工的根本利益，全体员工都有保密义务，特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。2、公司机密包括下列事项：2」公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。2.2公司合同、协议、意向卩及可行性报告、主要会议记录。2.

8、3公司技术开发资料及计算机内的所有资料。3、严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司（包括利用网络传输）。4、因工作需耍查看超岀自身权限的文件或资料，必须得到总务部的批准。5、属于公词机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司总经理委派不同工种的两人共同执行。6、对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。7、公司员工发现公司的机密已泄露，应立即报告公司上层领导并及时处理。8、严禁和人交往中，泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。9、违