当前公文处理工作中的常见问题与对策

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1、当前公文处理工作中的常见问题与对策当前公文处理工作小的常见问题与对策方玉军公文处理工作是办公室工作的一项重要内容。做好公文处理工作是各m位、各部门规范、健康向前发展的关键。纵观当前公文处理工作实际，仍有部分单位或多或少存在这样那样的问题。因此，笔者归纳整理出这些问题，试图挖掘其深层次的原因并施以正确的对策。一、当前公文处理存在的主要问题当前公文处理工作中存在的问题归纳起来主要有以下儿点：1.收文不及时。过去，单位z间一般都采用邮局寄送的方式传递文件,这种方式相对來说比较安全，但运送时间较长，一份文件从印制

2、到送达接收者手屮往往跨越多个工作日，给工作带来极大的不便，尤其是紧急性的文件，更是耽误事。后来，随着科学技术在办公领域的广泛应用，许多单位采用了电子公文的网络传输形式，这种传递方式具冇方便快捷的特点，但也对接收人员捉出了更高的要求，那就是接收人员必须即时接收。为此，不少单位还根据文件的紧急程度对接收时限提出了明确具体的要求。可现在的实际情况是，冇些文书人员往往不能按要求即吋接收，甚至有些滞后。还有一种情况，就是些紧急文件是在下班后或者周末时间传送过来，由于无人值守致使出现接收空扌肖。笔者就曾遇到过这类情况

3、。冇一次上级部门要求周日上午9时开会，文件是周五晚上10时从专网上传递过來的，木来已经是下班后了而且周六不上班，所以当上级部门打电话询问上报名单的时候我们还不知道这件事，为此，我们领导受到了上级的严厉批评。事后反思，如果我们周六来接收一遍就不会出现这种情况了。再有一种情况就是我们的网络系统有时会遭到人为的破坏或受口然灾害的影响等，也都能使公文不能及时接收。1.来文登记不详细。过去我们接收的文件少，而且种类单一，所以对登记要求不是特别高。现在，由于信息大量增加，过去那种登记模式远远不能适应。比如，接收的紧急

4、文件里如何体现紧急程度，会议通知类文件里写明的开会时间地点等因索在登记本里体现不出來。如果同吋收到多份会议通知，应一一登记清楚，才能容易识别而不致出现混乱。如果不进行详细的登记，把这些细小的项目单独列出来，显然无法满足正常的工作需要。2.办理文件不分轻重缓急。文书人员登记完毕后应该根据文件的内容分出轻重缓急，紧急的先办理，不紧急的后办理，这样才不致出现混乱的情况。而现实情况是有些力、文人员对文件不分轻重缓急，统统混杂在一起办理，一方面把紧急的当成普通的办理致使出现误事的情况。比如，有一份需上报材料的会议通

5、知，从开会时间上看不着急，但从内容上看就需要立即办理，而我们的办文人员没有仔细阅览文件,致使承办部门延迟多日才看到文件，然后仓促应付材料,非常被动；另一方面就是把普通的文件也当成紧急的办理，不管领导正在干什么工作，急急忙忙找领导签批，其结果是不仅严重干扰了领导的正常办公，而且还会对办文人员本身产生一定的负面影响。3.办理领导批示意见不灵活。这种情况体现在多方面。比如，领导批示多部门办理的，不灵活复印多份送这些部门，而是慢慢地一个部门一个部门依次传递致使事情耽误；遇有承办部门取文人不在吋不是想方设法联系其他

6、人员，而是干等；承办部门在取送文时没有登记详细的人员名单和时间；组织领导传阅文件时不根据领导是否出差等情况灵活调整传阅顺序而仍轮辐式传阅，死板教条；一些重耍的、有办理期限的文件不催办；给远的承办单位发文件不用传真等简便灵活的方式，而是不顾实际情况要单位派人来取；给承办单位发送传真时也不电话确认单位是否收到、接收入是谁；通过办公网络上报参会名单吋也不落实是否接收到；文件办理完毕后不及时整理注销等等。1.归档文件不完整。有些文书人员在文件办理完毕后不能认真及时地进行整理；归档时不严格按照來文登记逐一核查文件是

7、否存在，而是冇多少归档多少，文件少没少，少几份，对于文件下落也不管不问，为以后查阅文件带来极大不便和隐患。2.密级文件不保密。对于密级文件，有些文书人员不严格按照保密法规单独办理，而是和普通文件混杂在一起；绝密文件不在保密室组织领导传阅而是送领导办公室审阅；当领导不在办公室吋不把文件收起；文件有吋找不到也不向领导汇报，心存侥幸，想瞒就瞒，想压就压；还有的文书人员甚至违背保密规定对自己的亲朋好友等无关人员炫輝文件内容或把密级文件传递到互联网上等等。二、问题存在的主要原因笔者认为，岀现上述问题的主要原因大体冇

8、以下四个方而：1.责任心不强。思想认识不到位，没有充分认识到公文处理工作的重要性，认为公文处理无非就是收收发发，缺乏技术含量，对工作没有足够的激情和动力，没有责任感。2.办文能力有限。有些文书人员虽然也喜欢干这项工作，但由于□身能力冇限，对公文处理工作不大精通，缺乏变通能力，不知道具体情况具体分析,死板教条、不够灵活。3.工作作风不严谨、粗心。一些文书人员工作作风不严谨、不细致，因此难以适应较为精细的公文处理工作。4.保密意识