[精品]浅谈电子档案管理和利用

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1、浅谈电子档案管理和利用浅谈电子档案管理和利用【摘要】近年来，我们本着“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，进一步强化管理机制，夯实工作基础，优化档案建设，使档案工作逐步达到了制度化、程序化、标准化、规范化、科学化。【关键词】电子档案；管理；利用1电子档案使用的主要途径电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。1.1提供拷贝拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。当向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式，rti利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当

2、利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。1.2通信传输通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重耍方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。1.3直接利用直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持,也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。2

3、加强电子档案管理的意义1.1加强电了档案管理，可以节省人力物力为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”:第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度,统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。笫四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。2.2加强电了档案管理，有利于提高服务质量档案管理的目的是为使用者提

4、高便捷高效的服务，加强电了档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。3加强电子档案管理的重要意义2.1加强电了档案管理，有利于节省人力物力为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”:笫一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理

5、的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度,统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。3.2加强电子档案管理，有利于提高服务质量档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使

6、得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。4注重利用，强化服务保障档案利用是档案管理的根木。我们坚持整理与利用相结合，利用与开发相结合，开发与效益相结合，环环和扣，推进档案管理建设,充分发挥档案服务全市经济社会的作用。一是服务科学跨越发展。二是服务工作。发挥档案史志性和信息量全的优势，充分利用档案。同时,我们着力推行“高效服务、优质服务”，查阅档案资料做到准确、快捷，人人争当“档案活字典”；对待查询客户做到热情、周到，把档案室

7、打造“利用者之家”。［责任编辑：汤静］