杨国雁的论文

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1、论秘书会后工作与管理技巧摘要：进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数拟就能清楚理解并扮演的一角色,熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论,能给秘书工作一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境成为一名专业

2、而成熟的秘书工作者。关键字：秘书角色定位亠——刖吕会议善后工作对整个会议起着重要的作用，不容忽视。我们应该清楚了解善后工作的每一道程序，以便更加完善地做好会议善后工作。同时也要清楚需要清退的物品或文件有哪些，分清重要与不重要的文件，保存重要的资料，做好文件资料的存档，这样才能更好地做好会议工作。在社会活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样耍明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最

3、大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。一、秘书会后工作的主要内容1•清理会场清理会场可遵循以下几个步骤。1）拿走通知牌和方向标志。在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其存在的必要性，应及时拿走它们，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌应予以销毁，对于可重复利用的应统计、归类、入库以便下次使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力物力。2）清理会场内其他物品。如果在会议结束后有宴会，秘书或服务人员要为客人做好向导，随后要清理会场，撤去会场布置的会标等宣传品，把会议上使用的幻灯片、影幕、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现

4、会场有遗失物品要妥善保管，同时与失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。会议期间会产生大量的废弃纸张，这些纸张或是草拟的文件，或是会议资料和财务报表，会议结束后秘书人员首先要收回所有应该收回的会议资料，要将所冇纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。会议都有其保密性，会议结朿后的剩余文件也要注意避免在无形中泄露公司的秘密。在清理文件时要对文件的密级分类并及时销毁，这是会后秘书工作中最重要的一个环节，切不可麻痹大意。3）会场清理完毕后要通知配电人员和服务人员切断会场使用的电源，关闭会场。2.归述所借物品会议结束后，要及

5、时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果损坏要按照约定予以赔偿。不需要赔偿的，归还时耍特别说明或修理好后再归还。3•结算会议开支费用如果是外借的会场，会议结朿后，秘书人员应及吋与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租用设备的使用费、开会期间的其他相关费用等。（二）安排与会人员离场【案例4-1】祥瑞公司承办了营销协会的年会，会务组的李秘书负责代表们的返程工作。由于这次会议会期较长，李秘书在会议通知的回执中就已要求与会人员填写代表们的返程吋间所乘交通工具的种类等内容。鉴于会议期间，有的代表可能在返程时间

6、和工具上有所变化，所以在会期进行到一半时，李秘书又逐个找代表进行核对，落实最后的返程日期、乘坐工具，以及车次、班次、航班。有的代表还不清楚车次、班次及航班的出发和到达时间，不知道乘坐什么交通工具比较方便，一时难以确定。李秘书就掏出随身携带的铁路、民航、公路和港口吋刻表，与代末一起讨论，争取作出最佳选择。全部代表确定完毕后，李秘书抓紧时间预订车、船、机票！尽量满足代表的要求，实在不能做到的，及时跟代表沟通，重新选择，再行预定。会议已接近尾声，李秘书开始忙碌起来，穿梭于代表Z间送票。同时，统计需要过站的代表的名单，把他们出发的时间分成几个集中的时间

7、段，以便派专车送站。与会代表离会那天，李秘书提醒代表与会务组结清费用，归还所借物品，拿好口的物品和票据，准备返程。跟代表们说完再见，看着他们登上送站的专机离开会场，李秘书终于松了口气。述冇会议结束暂时不返回需耍暂住的代表，李秘书都给予妥善的安置，尽量满足他们的Tfu妥o在与会代表填写的会议评佔表上，李秘书的返程工作得到了大家的一致好评。会议结束后，秘书需要做好与会人员的返程工作。秘书要在会议期间按照先远后近的次序安排返程车、船、机票的预订事宜，并将车、船、机票及时分发到与会人员手中，以便他们及时返程。秘书还冇责任帮助与会人员提前做好返程准备事宜

8、，包括清退、结算、归还物品等。秘书还需编制与会人员离开的时间表，安排好送行车辆，做好送站工作。对于暂不返程的人员，应安置好他们的食宿。1••安排与会人