文件管理制度

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1、文件管理制度1．总则1.1为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据上级关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。1.2文件管理内容主要包括：上级电、来文，同级电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。1.3按照文件分工的原则，本单位各类文件统一由档案室归口管理，档案室隶属办公室管理。2．收文的管理2.1公文的签收2.1.1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。2.1.2.对上级部门发来

2、的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。2.2公文的编号保管2.2.1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。2.2.2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。2.3公文的阅批与分转2.3.1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。2.3.

3、2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。2.3.3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。2.4文件的传阅与催办。2.4.1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.4.2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办

4、公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。2.4.3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。2.4.4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。2.4.5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。3．发文的管理3.1发文的规定3.1.1.单位上报下发正式文件的权力分别集中办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3.1.2.各群众团体、部门需要向

5、上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可按机构设置与业务分工统一归口发放。3.1.3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。3.2发文的范围：3.2.1.凡是以办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。3.2.办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、

6、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关重大事项；3.3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。3.4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。3.5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。4．发文程序与要求4.1发文程序规定：

7、4.1.1.各科室需要发文，应事先公室提出申请；4.1.2.办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；4.1.3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4.1.4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟