国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策

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1、总第541期管理观察2014年5月第14期ManagementObserver中旬出版国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策蓝玉超（昆明公交集团有限责任公司，云南昆明650000）摘要：开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出一些解决对策。关键词：国有企业档案数字化存在问题解决对策随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业的计算机与档

2、案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程，慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，作无法开展或进展缓慢。也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工目前，各软件公司制作的档案管

3、理软件和OA办公软作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办行分析探讨，并提出一些解决对策。公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠1.1对档案数字化建设的重视程度不够海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不

4、能档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，工作效率低下。有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有1.4档案管理人员素质不高、配备不足得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理业档案室变成无人问津的部门，档案管

5、理人员责任心强水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展工作的开

6、展。随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门1.5缺乏技术指导也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在·150·企业管理国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备，扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。档案数字化工作的需要，档案部门要多与领导沟通协商

7、，1.6安全问题突出争取支持，以保证档案数字化建设顺利进行。国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方2.3建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动公系统的无缝对接硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于随着办公自动化的普及，电子档案数量不断激增，纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没无缝对接至关重要，国有企业要真正实现文档一体化，有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。做到从文

8、件到档案的转变不需要数据的转换与迁移，同1.7档案数字化制度欠缺时