浅论档案的作用及其发挥作用的规律

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1、浅论档案的作用及其发挥作用的规律摘要：档案作用是指档案对人们实践活动的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。价值相对为抽象概念，作用则是具体的；价值是稳定的、被动的、潜在的，而作用则是动态的、主动的、显现的。让档案价值发挥作用，就是通过档案人员的积极有效努力，使潜在的、被动状态的档案价值，主动发挥现实作用。关键词：档案；作用；规律一、档案的作用1•工作查考的主要依据各类组织机构既是决策机构，又是办事机构。既要进行科学决策,又要切实组织实施，同时需要处理一些口常周而复始的事项，需要前后呼应，一以贯之。领导和

2、工作人员为此需要通过查阅档案记录，了解历史、制订计划、处理事务，使决策更科学，办事更高效。没有档案记录，任何组织机构都难以保证其决策、管理上的连续性、科学性。可以说，档案为工作开展提供可靠凭据，起著重要的帮助作用。2•文化传承的重要载体档案是丰富的文化资源，记载了社会物质文明、政治文明、精神文明、生态文明建设的历史。社会文化的发展是具有历史延续性的,档案承载了文化，档案的存在和发展是文化发展延续性的重要基础和条件。档案是重要的文化传播媒介，人类社会的文化在档案中得以积淀、传播、发展与进步。档案是人类文明进步的阶

3、梯。3•经济建设的宝贵资源在经济建设过程中形成的大量档案信息，完整记录了基础设施建设与设备购置、工农业生产和服务业、产品研发推广应用等过程的历史面貌，是开展项目与设备管理、生产与经营管理、科研与技术管理的重要依据。凭借这些档案，可以有效进行项目的运行、维护，可以顺利地开展企业技术改造，可以积极进行产品的升级换代，可以维护国家、企业、公民个人的合法权益。档案是经济发展的无形资产，是经济建设的宝贵资源。4•科学研究的可靠依据档案记录了事物发生、发展、变化的历史和规律，保存了相关领域科学研究状态、基础数据、观测记录和

4、统计分析材料。科研工作者通过查阅以往科研档案记录，能了解相关内容科学研究现状，掌握充分的基础数据，占有丰富可靠的第一手材料。无论是自然科学研究，还是社会科学研究，只有以档案为可靠依据，才能科学地把握事物发展规律，准确地阐明历史发展的脉络。二、档案发挥作用的规律档案价值是客观存在的，但价值的实现即作用的发挥是有规律的。研究档案发挥作用的规律，便于指导档案工作实践，促使人们在档案工作中尊重客观规律，做好每一项具体工作。档案发挥作用的规律主要表现在以下四个方面：1•档案作用范围的递增律档案自形成之日起，即可发挥特定的

5、作用，其作用的范围逐渐扩大。时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。档案是在其形成者所开展的某项活动中产生的，所以，它首先是对各自的形成者发挥作用。形成者在以后的实践中会经常不断地查考利用自身形成的档案，这也是档案形成的初因。这时，档案作用的范围，仅局限于其形成者。但随着时间的推移，档案作用的范围逐渐扩大，社会上各组织和个人，都需要利用有关档案。这时，档案不仅对其形成者，而且对国家和社会都有用。档案作用范围的递增规律，要求处理好档案发挥作用过程中当前与长远、局部与整体的关系。档案形成后先存放在形成单位

6、档案室,若干年后要向档案馆移交。对于一个单位的档案室来说，它所保存的档案，不仅是该单位的档案，也是国家全部档案中的一部分。不能因为对该单位已无用而随意毁弃档案，也不能因为只考虑形成单位利用而长期滞留，影响社会利用。对于档案馆来说，它所保存的档案是从各单位接收来的，要根据有关法律法规的规定接收，不能过早，以免影响各单位的利用；也不能过晚，以免妨碍社会对档案的利用。2•档案秘密程度的递减律档案是历史的产物，有的档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，需要在一定时间一定范围内控制使用。所以，这部分档案在这一阶段有一定的

7、秘密性。档案的秘密程度有不同等级，确定之后，随着时间的推移和环境的变化，需要进行及时的调整。从总体上看，随着时间的推移，档案的秘密程度将愈来愈小，时间与秘密程度成反比,呈递减趋势。3•档案作用的转移律档案在阶级社会中是统治阶级的一种工具，是政治斗争的武器。过去，档案更多地被利用于阶级斗争，这是由当时社会环境决定的。但是，档案同时又是开展各项工作、繁荣科学文化事业的必要条件。随着改革开放和现代化建设事业发展的需要，档案的作用从主要用于阶级斗争，转移到主要用于经济建设和科学研究、文化教育、社会事业等方面。从这一转移

8、，大致可以看出这样一个规律：即档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案发挥作用的主要方面也随之变化。4.档案发挥作用的条件律档案的作用不会自动地发挥出来，它是潜在的，需要具备一定的条件才能实现。档案作用的发挥受到以下三个方面条件的制约：（1）受到社会发展水平的制约。档案和档案工作所处的社会环境是不断变化的。不同的社会制度，不同的历史发展阶段，不同的路线、方针、政策