公司行政管理文件汇编之档案管理办法.doc

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1、名称公司档案管理办法文件编号：xz00-0051、目的：为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益。2、管理原则：规范管理，便利工作。3、范围：公司所属各部门及异地公司、异地项目公司均适用本办法。4、职责：4.1行政部：公司相关的档案管理及公司档案管理制度的制定。4.2公司各部门：5、档案管理内容：5.1公司内部一般合同协议的管理，具体包括合同、协议整理、分类、编号、归档；如：租房协议、装修协议、购销协议等。5.2项目起来之后各项目相关具体资料的管理、分类、编号、归档；如：工程图纸、合同等；5.3国家下发相关文件的整理、编号、归档；5.4公司内部文件（集团下发、武

2、汉公司）整理、分类、编号、归档；5.5公司内部图文资料的归档（集体活动、联欢会等有纪念意义的照片等的留存）；5.6公司及各部门办公用品申购、使用记录的归档；5.7固定资产申购、使用、报废等记录的归档。6、档案管理的相关制度6.1档案的保存6.1.1文件应分类管理，分别保存，建立分类名细和卷内目录。6.1.2各部门档案应由专人负责收集、整理，按标准分类存放，并按规定的期限向行政部移交。6.1.3档案应及时分类、归档，禁止散落存放，避免丢失。6.1.5每一档案盒或多页夹内首页应设目录表，文件保存时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。生效日期页次1/2编制部门行政部2/2名

3、称公司档案管理办法文件编号：wh-xz00-0056.1.6同一类文件以存放于一个档案盒内为原则，如文件较多，一个档案盒不够使用时，可分两个或以上的档案盒保存，但需增设分卷编号，以便查找。6.2档案的保存6.2.1移交的档案必须清晰、完整、保持原件。6.2.2所有档案资料应按类别分类整卷，并附有卷内目录。6.2.3档案移交时由移交人填写《档案移交清单》由行政部接受人员核对确认，双方签字认可。6.3档案的借阅6.3.1档案在保存期间，个人因工作需要可以查阅、借用档案，借用时必须填写《档案借阅审批单》经相关领导审批后可以借阅，借用后应及时归还。6.3.2对于不归还的档案应由借阅人说明情

4、况，需经主管副总批准。6.4管理基本流程6.4.1档案管理人员应将归档合同资料的基本情况，包括档案序号、档案名称、合同来源部门、合同双方当事人的名称、处理结果等登记造册；6.4.2所有合同公司应保留四份原件，其中正本一份交行政部、副本三份由运营部、财务部、经办部门各存档一份。行政部建立合同台帐，以便备查；6.4.3公司员工向行政部借阅、查询档案应填写《档案借阅登记单》。借阅登记单的内容包括借阅时间、借阅档案内容、借阅方签字、借阅合同档案号。附：《档案借阅审批单》《档案借阅登记单》生效日期页次2/2编制部门行政部2/2