夯实基础 强化创新 提升档案信息化管理水平-论文.pdf

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1、管理论坛·277·l医夯实基础强化创新提升档案信息化管理水马孝岩(大庆油田第一采油厂信息中心，黑龙江大庆163000)摘要：大庆油田已进入信息化时代，信息技术渗透到油田生产的各个领域，为提升档案信息化管理带来了新机遇。夯实档案信息化管理的基础工作，强化档案信息化管理的理念、机制、流程等方面创新，是提升档案信息化管理管理水平的关键所在。关键词：档案管理；信息化；基础；创新档案信息化是在大庆油田档案馆的统一组织和规划下，结合采配套和多部门协作的庞大系统工程，其作用的发挥需要不断进行理油厂实际情况，在档案管理活动中，应用现代信息技术对企业各种念创新、

2、制度创新和流程创新。档案信息资源进行管理、处置并提供利用服务。在大庆油田稳产的2．1加强档案信息化管理的理念创新关键期，档案信息化已成为服务油田稳产、提高生产效益的必然选档案管理信息化首要内容是管理思想的信息化。管理观念是档择。在档案信息化实际管理工作中，一定程度上存在着档案标准化案管理工作的灵魂。如果档案人员没有信息化和现代化意识，就会不统一、档案规范化滞后、档案管理应用软件多的问题，这些问题严影响档案管理信息化和现代化工作。没有档案管理理念的信息化和重影响了档案信息化整体水平的提高和档案信息价值的发挥。同现代化，即便拥有一流的硬件设施和一流

3、的系统软件，档案管理也时，档案信息化管理工作将会产生大量电子化文档，如何对这些电不能说真正实现了信息化。在档案管理信息化过程中，档案管理人子化文档进行有效地管理、查阅和应用，也有待进一步解决。因此，员要牢固树立依靠科学管理和科技进步理念，建立于时俱进的档案为了提高档案信息化管理水平，需要进一步夯实档案信息化基础工管理意识，切实改变传统的轻利用重管理、封闭保守、等客上门的思作，不断加强理念、机制和流程创新，以推动档案信息化管理工作再想理念，实现档案管理由被动服务变为主动服务，由封闭式服务变上新台阶。为开放式服务，使档案工作更好服务于油田生产。1加

4、大力度，夯实档案信息化管理的基础工作2．2加强档案信息化管理的制度创新1．1夯实硬件基础档案管理信息化需要制定适应信息化建设的一系列档案管理应加大档案信息化管理投入力度，及时配备档案管理信息化所制度。要完善和健全档案管理技术规范和业务流程，细化档案信息需的计算机、互联网设备、光盘刻录机、扫描仪等现代化办公设备，化管理的步骤和环节。信息安全是档案信息化管理的基本要求。要应该充分发挥诸如缩微技术等现代信息技术在档案管理中的应用。制定完备的安全措施，特别是对于电子档案和电子文件，要确保其同时，要联合专业IT公司，加速开发通用和实用的档案管理信息化完整

5、性和安全性。软件。要充分利用和挖掘已有档案资源，做好档案信息的提供利用档案管理信息化需要有统一的信息化标准。标准规范化是档案工作，及时开发高价值的档案信息以满足油田生产需要，将档案的管理信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：统计标准、潜在价值不断转化为经济利益。通过一流的硬件和软件，为档案工档案整理标准、各项技术标准、服务标准等。如果不制定统一的标作注入新的活力，势必极大地提高档案管理和利用水平，为实现百准，自成体系，各搞一套，就会出现大量的信息孤岛，档案信息网络年油田提供有力保证。难以畅通，信息资源共享也难以实现。1．2夯实数字化基础

6、2．3加强档案信息化管理的业务流程创新档案数字化就是将纸质档案扫描成数字文件，为档案信息化提档案管理的信息化，不是将原有档案管理流程原封不动地通过供数字资源保障。按照大庆油田档案馆关于基建档案数字化总体要信息手段实现，而是要结合信息化特点，以提高效率为核心，重构档求和部署，我厂制定了基建档案分阶段数字化的工作规划方案，今案管理流程。对不适合信息化的档案管理业务流程，应予以取消；对年投入100万元，采取外委专业公司的方式开展此项工作。目前扫需要合并的业务流程，应进行重组；根据需要，可增加新的业务流描工作已经启动，基建档案数字化第一期工程计划完成基

7、建档案数程。如果不对原有管理流程进行重组，而只是简单地将原有流程放字化1万卷。同时，围绕档案数字化工作任务，信息中心档案员在完在信息系统中，则难以发挥档案信息化的作用，有时甚至适得其反。成基础工作之余，自行开展科研档案数字化扫描，今年完成科研档参考文献案305卷、20000页的数字化，至此科研档案数字化率100％，为档【1】张荣蓉．浅谈企业档案信息化建设fJ1．科技信息，2012．案信息化管理奠定了坚实的基础。【2】王晓燕．浅谈办公自动化管理在档案中的应用[J】．中国外资，2011．1．3夯实人才基础『31文聪．浅谈企业档案信息化建设[N]．晋

8、中日报，2010．人才是推进档案信息化管理的关键。由于电子档案文档处理的『4]李芳．浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J]．群文天地，2011．一体化