打印信封方法.doc

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1、用Word快速批量信封打印的方法2010-01-1108:42   如果你在做这样的工作：为每个客户打印信封、为每个员工打印工资条、为每个学生打印证书、向每个参加会议的人发送电子邮件……就会被庞大的数据量导致的巨额加班工作彻底吓倒：客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样；员工的数量也不少，每个人的工资都不一样；学生的证书包含的姓名、考试科目等都不一样；参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……尽管公司的数据库或Excel表中已经有了现成的数据，可是，要基于这些数据制作各式各样的文档、邮件或报告，用复制/粘贴的老办法吗？没有人会傻到这种程度，

2、准备熬几个通宵来做这样的重复工作。当你遇到繁琐的重复工作时，Office一定有好的解决办法。解决上述各种问题的锦囊妙计就是“邮件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。批量制作信封如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。用邮件合并就简单多了：首先需要在Word中制作出一个信封文档，这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一

3、样的。设计信封利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】

4、【信函与邮件】

5、【中文信封向导】命令，显示信封制作向导，如图1所示。图1信封制作向导单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图2所示。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。图2选择标准信封样式单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。图3怎样生成信封单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成

6、的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。图4输入收件人的姓名、地址和邮编单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图5所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。图5输入寄信人的姓名、地址和邮编单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图6所示。图6完成信封的制作单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图7所示。图7制作好的信封   这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置，并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文

7、字（例如：发件人的地址、姓名和邮编）。在批量生成的每个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字（例如：城市、地址等）。按照上述原则，只需在“姓名职务”后添加一个“收”字，以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。用“邮件合并向导”批量生成文档在进行邮件合并之前，可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格，甚至还可以来自SQLServer或Oracle数据库。本例以Excel文件作为数据源，如图8所示。图8作为数据源的Excel文件用作数据源的文档，应在第1行存放每列数据的标题，数据按行

8、依次排列在表格中。浏览完数据之后，就可以关闭数据文档了。邮件合并时会自动打开该文档。从菜单选择【工具】

9、【信函与邮件】

10、【邮件合并向导】命令，在右侧的任务窗格中会显示邮件合并的步骤，如图9所示。邮件合并的第1步是选择文档类型，共有“信函、电子邮件、信封、标签和目录”等类型。本例选择“信函”类型即可（如果选择“信封”类型，则会新建一个信封并删除当前文档中的内容。如果信封是特殊尺寸，无法在前面的“信封制作向导”中选取合适的信封，可以在这里制作特殊信封。）单击“下一步：正在启动文档”，显示步骤2，如图10所示。在步骤2中可选择开始文档（主文档），选择“使用当前文

11、档”即可。单击“下一步：选取收件人”，显示步骤3，如图11所示。在步骤3中可选择收件人（数据源），选择“使用现有列表”即可，表示使用现有的Excel或数据库等文件作为数据源。                图9选择文档类型                  图10选择开始文档图11选择收件人单击如图11所示中鼠标指针所在位置的“浏览”命令，显示“选取数据源”对话框，如图12所示。图12选择数据源找到数据文件所在的位置，本例的数据文件是“客户.xls”，选中文件后单击【打开】按钮，显示“选择表格”对话框，如图13所示。选中“客户信息”表，单击【确定】按钮，显

12、示“邮件合并收件人”对话框，如图14所示。在这个对话框中列出了Ex