境外项目物资采购工作的实践与创新.pdf

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1、境外项目物资采购工作的实践与创新王德胜(中石化中原油建国际工程事业部，河南濮阳457001)摘要：石油产品具有高度的一致性，受国际油价的影响，国内石油市场和工作量萎缩，业务扩展到国外，走出国门，从简单的劳务输出，转变为管理服务型输出；企业所处市场空间虽然大，但是潜在的竞争对手也增多。因此，建立科学的物资采购管理体系至关重要，同时也是完善现代企业制度的客观需要。关键词：项目管理；物资采购；创新；现代化；企业制度物资采购工作往往具有物资管理和供应的双重职能，采办人员应该是复合型的人才，不仅要懂专业，还要懂经济、财会、外语、国际贸易、市场营销等。境外物资采购工作事无巨细，工作要

2、求高，常与有关部门联系和沟通。国外项目开展过程中，也会常常出现材料储备供应不及时、还有采购的产品质价不符等现象，就其原因主要是业务人员素质有待提高，工作责任心和服务的理念需要进一步加强，必须不折不扣执行现有的规章制度。如何保证国际项目更好的开展，物资采购工作的适应性及以后怎样更好的服务于国际项目，成为摆在我们面前的主要课题。1组织和制度的建立1．1成立境外项目物资采购工作小组为了更好地完成境外项目的物资采办任务，必须选择精兵强将组建国际项目采办小组，挑选有实际工作经验、责任心强的同志专门从事此项采办工作。通过组织培训、自学等不同方式提高小组人员的业务素质，提高国际工程采办

3、的能力。1．2规范采购业务，理顺物资流程。专门制订采办工作方面的管理办法和岗位责任制，从组织和制度上保证工作的顺利实施。物资管理办法包括计划、采购、验收、装箱、集港等方面，岗位责任制包括组长、副组长、计划员、采购员、检验员、保管员、文控、翻译等工作标准和内容，同时小组成员各司其职，各负其责。做好流程负责人与物资采购、物资计划和物资结算各管理岗相结合，实施证据与实际业务相结合；关键控制与实际业务相结合。加强物资部门与财务的沟通和联系，强化对供应商的过程控制。1．3以风险为导向的物资采购监督管理控制触及境外项目物资采购的各个环节和各个方面，物资采购的所有活动均应纳入内部控制监

4、督管理范围；事权划分明确具体，具有很强的操作性，内部控制制度作为一种制度要能真正成为企业管理者的行为规范，把物资采购过程的控制放在突出的地位，通过控制，防患于未然。1．4强化合同日常管理。提高法律风险防控能力。针对合同管理日益成为外审及管理层测试关注的重点，为规避风险，在日常工作中认真按照内控流程操作，在合同签订阶段，严把资质审查关；在合同执行阶段，严把审批审核权限关，在合同付款阶段，严把合同履约监督关。严格控制供货商资质，询价文件、招投标文件等重要风险点。2境外项目物资采购的过程控制2．1物资采购计划的制订和确认了解工程所在国的资源和价格情况，为制订采购计划提供依据。与

5、工程项目部联系，从前期踏线和参与合同谈判的人员那里了解工程所在国的自然、经济、社会等方面的情况、物资瓷源的丰裕程度、价格情况和交通状况等。2．2确定物资需求量详细了解境外项目的工程量、人员、工种等情况，针对提出消耗材料、工器具和劳保用品的需用计划，根据项目定额和近年参与类似工程的消耗量统计及经验数量，以及工期等因素最后形成购置材料需用量。根据分类法，形成物资采购的初步计划：根据工程所在国的物资资源、价格情况，确定国外采购物资的品种和数量。A类物资相对于施工生产重要性最高，不允许有大的误差，主体上应该在国内采购。消耗性材料虽然在国外能买得，但价格比国内高出很多倍，尽量在国内

6、采购，此类物资作为B类来管理；常用工具、消耗材料、工业气体、液化石油气、汽车配件、润滑油等在工程所在国采购，作为C类物资。2．3供应商的选择采购计划和采购进度计划制订后，采办小组按照公司物资采购管理办法的规定：根据“货比三家”的原则，重要物资或金额较大物资的采购实行公开招标，在确保质量、服务和供货周期的前提下，以保证采购物资的取得总成本最小。3验收和装箱工作供货商按规定的时间将所供货物送到我们指定地点，随之进入验收和装箱准备阶段。按照采购计划和供应商的送货清单，逐一核对名称，规格型号，进行验收t品种繁杂、数量多、专业性强，就要更加严格和认真，以免造成品种规格错误或质次产品

7、的混入。因施工所在国家对入境物资的要求不同，装箱的要求也不尽相同。首先，按要求将生产与生活物资、药品分别装箱，特别是在运往阿拉伯国家的物资中严禁夹带酒精制品、猪肉制品，不准夹带国家禁止出口和限制出口的任何物品，不准夹带私人物品。散装材料按照归类、定尺、定量的要求，包扎绑缚牢固，符合运输要求。提前制作标志牌，标出数量、体积、重量等信息。填制各种集港资料，出境物资清单都要中英文对照。为到港后的顺利出关及清理，集装箱内物资还要做一个明细表。特别是战乱国家，集港时间往往需要改变，资料多次调整，必须及时跟踪、调查与后期服务。4结语国际项