《书面沟通》PPT课件.ppt

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1、第八章书面沟通2015年10月13日学习目标LEARNINGGOALS—*—明确书面沟通的基本形式2识别商务信函的种类3掌握商务信函的写作技巧4把握书面沟通的语气5了解书面沟通的特点1克服书面沟通的心理障碍6“还”字多音惹纷争2000年4月，黄先生承建北京某农业发展有限公司养猪舍七栋，承包工程款总计8．4万元。双方约定工程开工时，农业公司应首付黄先生总工程款的70％即58800元，但农业公司却只给付黄先生3万元，其余款额一直未付。2002年4月7日，农业公司由其会计乔女士签名为黄先生出具一张写有“还欠黄某工程款28800元”的证明，并盖有公司财务专

2、用章。黄先生依此欠据将农业公司告上法庭，要求立即给付工程款28800元。然而在法庭上，被告农业公司在承认欠黄先生工程款28800元的同时，提出此欠款已由当时经手人会计乔女士偿还了，并为黄先生出具了还款证明，“还欠黄某工程款28800元”中的还字应读为huán，故不同意黄先生的诉讼请求。顺义法院认为：原告为被告承建养猪舍工程，被告应按约定给付工程款。被告为原告出具的证明，应视为欠款证明，法院对原告的请求应予支持；被告辩称此证明为还款证明，未提供相关证据证实，法院不予采信。最终判决被告北京某农业公司给付原告黄先生工程款28800元；案件受理费1162元

3、由被告负担。引导案例—*—第一节THEFIRSTSECTION—*—1书面沟通的特点书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。—*—非语言沟通的定义书面沟通定义—*—非语言沟通的定义语言沟通信息书面沟

4、通书面沟通的重要性很多管理工作都是通过书面沟通进行的。正如美国管理学家克莱姆和史尼德指出的，管理者将他们89%的时间花在与沟通有关活动的事务上，其中59%花在“听”和“说”上，19%花在“读”上，22%花在“写”上。因此，管理者必须精通书面沟通技能。—*—非语言沟通的定义非言沟通信息书面沟通非语言沟通非语言沟通与语言沟通的关系—*—书面沟通书面沟通口头沟通优点适合传达事实和意义适合传达复杂或困难的信息可以进行回顾便于存档保管以便日后查证在发送信息前可以进行细致的考虑和检查适合表达感觉和感情更加个性化成本较低可以根据语言和非语言的反馈，及时进行改正和

5、调整缺点耗时反馈有限且缓慢缺乏有助于理解的非语言暗示有时人们不愿意阅读书面的东西你无法了解你所写的内容是被人阅读说话时较难进行快速思考话一出口就很难收回有时难以控制时间容易带有过多的个人色彩而影响信息的可靠性案例分析上海曾经发生过这样一起办学广告纠纷：有一个中外和作办学的项目，涉及收费标准的问题。以前一直写一学年收费10000元，由于一部分学生一次性缴费有困难，因而校方考虑，在新的一学年里将收费改为一学期收费5000元。但广告登出时，却将一学期收费5000元误写为一年收费5000元。随即报名者纷纷涌来。这一书写差错造成了很严重的后果。尽管校方做出了

6、解释，但仍然有许多人投诉，使得这一纠纷持续了三年。上述案例告诉我们，管理过程中的书面沟通与一般的写作是迥然不同的。非语言沟通非语言沟通与语言沟通的关系—*—书面沟通商务写作与一般写作之比较非语言沟通非语言沟通与语言沟通的关系—*—书面沟通商务写作一般写作较为严谨、正式较为宽松、非正式平辅直叙多有修饰读者针对性强读者多层面一般应用第一人称或第二人称运用变换人称负有一定法律责任通常无须负法律责任第二节THESECONDSECTION—*—2书面沟通应该遵循的原则思路清晰写作目的明确全面了解主题进行换位思考非语言沟通非语言沟通与语言沟通的关系—*—思维清

7、晰1思维能力是各种沟通技能的基础，也是书面沟通能力强弱的衡量标准。优秀的管理者特征之一就是思路清晰、思维敏捷。尤其是在管理层，只有思维清晰的前提下，才能实现有效沟通。书面沟通非语言沟通非语言沟通与语言沟通的关系—*—解决的方法是：首先，需要做一些积极的自我调整。比如说做决定时要毅然决然，切勿左思右想。和别人交流时要有主见，敢于发表自己的观点，等等。总之，做任何事，要试着让自己变得果断，自主。渐渐地，你就会看到自己的变化。其次，坚持学习。比如说多读书，尤其是去读一些思维性比较强的书籍(类似推理类和科学类的)，慢慢培养自己的逻辑思维能力。这需要长时间的

8、思考问题，长时间的学习。最后，适当的参加一些体育锻炼。适当的运动可以帮助调节脑神经，促进新陈代谢，不仅对健康有好处，对思维