金湾区实物档案管理暂行办法

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1、金湾区实物档案管理暂行办法（征求意见稿）为切实加强我区实物档案管理，确保实物档案的完整、安全，充分发挥实物档案在促进全区经济社会发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广东省档案条例》、《珠海市档案条例》等有关法律、法规的规定，制定本办法。第一条　本办法所称实物档案是指国家机构、社会组织以及个人在其工作活动中形成、获得或者收集的对国家和社会有长远保存利用价值的以物质实体为载体的历史记录。第二条　实物档案的范围（一）各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、

2、牌匾、字画、工艺品等。（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。（四）本单位组织的各种重大活动中形成的包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。（五）机构成立以来使用过的牌、匾及作废的印章。（六）其它有保存价值的实物。第三条实物档案的归档要求—5—（一）应归档的实物自形成或获得后一个月内向本单位档案管理部门移交，任何单位和个人不得随意将实物损坏、私存或转送他人；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。（二）归档的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人

3、应在移交时对实物的主题和时间进行说明。（三）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。（四）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。（五）实物档案的接收和征集必须办理书面交接手续。第四条实物档案的保管期限实物档案保管期限分为永久、长期两种。第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类和不同载体的性质进行分类。（见附件）（二）实物档案的编号：归档实物应按分类大纲设置的类别,同一类别的按时间先后进行排列逐件

4、编号。归档实物的档号为全宗号-类别号-件号。（三）实物档案的标识：每件实物档案均应粘贴标签—5—，平面实物将标签粘贴在实物背面右下方（证书等有封面或外盒包装的实物可直接贴在封面或外盒的正上方），立体实物将标签粘贴在实物的底座或其它不影响实物品相的适当位置。（四）实物档案的编目：实物档案整理完毕后编制归档文件目录，一件实物编制一条目录，包括以下五项内容：责任者为形成单位（形成人）、赠送单位（赠送人）；保管期限分永久、长期两种；日期为形成日期或赠送日期；实物类型指奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、证书、题词、字画、印章、雕塑、其它等；备注中注明参见号，即同一内容其他载

5、体档案的归档号。第六条实物档案的保管（一）实物档案应专库或专柜保管，题词、书画、奖状、证书、锦旗等折叠后放在文书档案盒或卷筒内，纪念品、标志物、奖杯、奖牌等实物可另外存放于合适的箱柜内保存；对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案库房必须要履行签字审批手续。（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。第七条实物档案的利用（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。（二）利用实物档案原则

6、上只能使用照片或复印件，一般不外借。—5—因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。第八条实物档案的移交（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，自实物档案形成之日起满10年与其他档案一同向区综合档案馆移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续；（二）属于重大活动实物档案的，应在重大活动结束后60日内与其他重大活动档案一起向区综合档案馆移交，本单位保留实物档案的照片；（三）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。第九条本

7、办法由区档案局负责解释。第十条本办法自印发之日起实施。附件：金湾区实物档案分类和保管期限表—5—附件：金湾区实物档案分类和保管期限表档案门类大类代字一级属类保管期限实物档案H1证书类市级以上（含市级）永久市级以下长期2奖状类3奖杯类4奖章类5锦旗类6牌匾类重要的永久一般的长期7书画类8题词类9礼品类10印章类永久11其它类重要的永久一般的长期—5—