公司涉密载体管理办法

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杭州市美华印务有限公司涉密载体管理办法美华保字〔2014〕4号第一章总则第一条为加强公司涉密载体保密管理，确保国家秘密和公司秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《国家秘密载体印制资质管理办法》对涉密载体管理要求，特制定本办法。第二条本办法所称涉密载体，是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、光介质和磁介质。第三条本办法适用于公司负责涉密印刷载体制作、收发、传递、借阅、使用、复制、保存、维修和销毁等各个环节上保密管理。第四条对涉密载体的保密管理，应遵循“业务工作谁主管，保密工作谁负责”和“谁使用，谁管理，谁负责”的原则。第二章职责与分工第五条公司保密工作领导小组负责对公司涉密印刷载体管理工作进行监督、检查、指导。第六条保密办负责涉密载体的制作、收发、传递、借阅、使用、复制、保存、销毁等工作。第七条技术部主要负责技术图文的制作、处理、保存等工作。销售部主要负责客户涉密合同、清样的登记、使用和保存。采购部主要负责涉密防伪原材料的采购和成品的运输等工作。生产部主要负责管理底片、印版、成品、半成品的登记、使用、保存和销毁的保密管理工作。具体分工根据实际情况写第九条各部门设置专人负责本部门纸介质、磁介质与光介质涉密载体的使用、保管的工作。第三章涉密载体的制作第十条本公司产生的涉密文档均由派生定密产生。制作涉密载体应当进行审批登记，并由承办部门填写《涉密载体制作审批表》。第十一条 制作涉密载体必须依照定密程序确定密级和保密期限，并注明发放范围及制作数量，涉密载体内容在制作输入过程中，校对人员对涉密载体密级的标识是否正确负有确定责任。第十二条涉密载体内容要严格按照批准的数量进行制作输出，制作部门个人不准私自留存，制作过程中产生的废页要及时销毁。过程中未定搞的涉密文档，也应当标明密级，并按照涉密载体管理办法管理，不得随意放置。第十三条须外部制作的涉密载体要到经保密资质的单位制作。第十四条涉密载体必须按下列要求标明密级和保密期限：（一）书面形式的密件，应在封面（或者首页）标明密级和保密期限，图纸、图表则在其标题之后下方标明密级和保密期限，国家秘密的标志“★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限，例如：秘密★10年；（二）非书面形式的涉密载体，应以明显设别的方式在载体上标明密级和保密期限，计算机和移动硬盘内存贮的涉密文件，应在文件名和文件首页上标明密级，有包装的涉密载体还应以恰当的方式包装上标明；（三）涉密载体（文件、资料）制作完成后，负责编制的人员应将电子版原稿与纸质审批稿一同归档，不须归档的电子版原稿应及时同文件、资料起草、编制、修改过程中形成并废弃的纸质材料和电子版本一同交于保密办集中销毁，纸质和电子版的涉密文件、资料因工作需要留存使用的应由保密办集中存放并统一保管。第四章收发与传递第十五条涉密载体的收发，应当严格履行清点、登记、编号、签收等手续并填写文件收、发登记表《涉密载体接收登记表》。收发涉密载体是做好保密工作的一个重要环节，各部门负责人必须给予高度重视。登记表由部门保存，年底统一交保密存档。第十六条外来文件应及时编号、登记，并由保密办拆封登记。第十七条向公司外部传递涉密载体应包装、密封、盖密封章，并在信封上注明密级、编号和收发件单位名称。第十八条向公司外部传递涉密载体，应当通过机要交通、机要通信或者派专人进行，不得使用普通邮政或非邮政渠道传递。第十九条公司内派往国外学习、考察人员应通过外交通信、通讯渠道收发和传递涉密载体。第五章使用、复制与外带第二十条各部门的涉密载体，由各部门负责人确定使用范围并审定。任何部门（部门）和个人不得擅自扩大秘密的知悉范围。 第二十一条复制纸介质涉密载体应当按下列规定办理（一）涉密文件的复制由申请人提出、经部门领导审核，由保密办审批后方可进行；（二）涉密载体制作前统一填写《涉密载体制作审批表》并在专用涉密计算机上操作，该审批表由保密办负责存档；（三）纸介质涉密载体的复制还要履行登记制度，填写《涉密载体复制登记表》，相关部门要建立登记、领用、清退、销毁制度，及时收回使用结束的涉密载体，审批表由保密办保存，涉密载体使用完毕，部门责任人应及时交回，由保密办负责清退；（四）复制涉密载体，不得改变其密级、保密期限和知悉范围，在明显处注明“复制”字样和加盖公司戳记，并按原件同等级进行登记管理。第二十二条携带涉密载体外出时，应当符合下列要求：（一）因工作需要携带涉密载体外出时，应当由申请人填写《涉密载体携带外出审批表》，经公司保密办批准方可进行，该审批表由有关部门负责保存，年底交保密办统一归档；（二）采取积极的保护措施，使涉密载体始终处于携带人的有效控制之内。两人以上同行的要明确主次责任；（三）参加涉外活动、出国考察不允许携带涉密载体；（四）涉密会议文件由指定专人负责携带，会议结束后，组织者对文件集中收回后，提出意见，由保密办根据组织者意见进行处理。第二十三条借阅涉密载体的应当符合下列要求：（一）使用人员必须符合涉密载体借阅，使用标明的业务工作领域和应知悉的密级范围；（二）公司内借阅使用涉密载体（含已注册立卷归档的涉密载体和保密办公室归档前暂存的涉密载体），必须履行涉密载体借阅使用保密审批程序并填写《涉密载体借阅使用登记表》，该登记表由涉密载体专人负责保存，交保密办公室统一归档；（三）涉密载体借阅使用过程中，必须注意做好存放和知悉范围的保密工作，按期归还涉密载体；（四）阅读和使用涉密载体，应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用涉密载体的，应当遵循有关保密规定；（五）承办人员必须严格按照涉密载体的接收、移交、清退登记手续，并填写《涉密文件清退登记表》，禁止横向借阅使用涉密载体； （六）通过其它渠道收集的涉密载体（包括正式红头形式的文件和其它涉密载体），必须在公司保密办内履行登记备案手续。第六章保存第二十四章存放涉密载体，应当选择安全可靠的保密场所和部位，并配备必要的保密设备，涉密载体应存放在密码文件柜中。第二十五条工作人员离开办公场所，应将涉密载体存放在保密设备里。第二十六条各部门每年应定期对当年所存放的涉密载体，应及时如数清退，不得自行销毁。第二十七条涉密人员、涉密载体管理人员离岗、离职后，应当将所保管的涉密载体全部清退，并办理移交手续。第二十八条需归档的涉密载体，应当按照国家有关档案法律法规归档。第二十九条被撤消或合并的部门应当将涉密载体移交给承担其原职的部门或上级部门，并履行登记、签收手续。第七章销毁第三十章涉密文件、资料的销毁工作由保密办公室负责。第三十一条销毁涉密载体必须严格执行涉密载体销毁保密审批程序，填写《涉密载体销毁保密审批表》。第三十二条磁介质涉密载体要使用专用消磁设备消除涉密信息。第三十三条其它介质涉密载体要采用相应有效手段消除涉密信息。第三十四条涉密载体销毁必须确实达到涉密信息彻底销毁且不可恢复。第八章涉密防伪材料第三十五条涉密防伪材料从指定的厂商采购，清点数量后存放在保密室，填写《涉密涉密防伪材料（油墨、纸张）采购登记表》，指定专人负责。第三十六条按照生产需要，由指定的人员到保密室领取涉密防伪材料，填写《涉密防伪材料（油墨、纸张）领取登记表》，生产结束后，如果有多余的材料，要登记回收。第九章涉密防伪技术第八章附则第三十五条 用于记录秘密载体收发、使用、清退、销毁的登记薄，应当由保密办指定专人妥善保管。第三十六条对于因个人原因不按照本办法的要求执行，泄露国家秘密的，将由公司保密工作领导小组按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司《保密工作考核与奖惩管理办法》进行违法违规的责任追究和处罚。第三十七条对公司内的涉密载体要进行定期的检查，发现问题，应及时加以整改。第三十八条办办法有以下附件：（一）涉密载体接收登记表（二）涉密载体制作审批表（三）涉密载体复制登记表（四）涉密载体借阅登记表（五）对外提供资料信息审查审批表（六）涉密载体携带外出审批表（七）涉密载体销毁审批表附件是本办法的组成部分。第三十九条本办法由本公司保密办负责解释。第四十条本办法自公布之日期施行。 附件1杭州市美华印务有限公司涉密载体接收登记表序号时间涉密载体名称密级保密期限知悉范围接收人备注 附件2杭州市美华印务有限公司涉密载体复制登记表序号时间涉密载体名称密级复制份数去向复制人审批人备注 附件3杭州市美华印务有限公司涉密载体借阅审批表序号涉密载体名称密级借阅人借阅时间审批人归还时间归还人备注 附件4杭州市美华印务有限公司涉密载体制作审批表承办部门：年月日涉密载体名称密级保密期限份数知悉范围申请依据及理由承办人（签字）承办部门负责人（签字）保密办意见签字（盖章）：年月日 附件5杭州市美华印务有限公司对外提供资料信息审查审批表申请部门：年月日涉密载体名称是否涉密载体类别份数提供单位名称页数申请理由及用途申请人（签字）申请部门负责人（签字）承办人（签字）承办部门负责人（签字）保密办意见年月日保密分管领导意见年月日 保密工作领导小组意见年月日附件6编号：杭州市美华印务有限公司涉密载体携带外出审批表部门携带者姓名涉密载体名称领用及返还时间载体密级数量外带理由带出地点交通工具部门意见签字：年月日保密办审查意见 签字：年月日保密分管领导意见签字：年月日带回时审查情况检查人：年月日 附件7编号：杭州市美华印务有限公司涉密载体销毁审批表序号载体名称密级份数销毁地点备注申请部门意见：签字：年月日保密办审批意见：签字年月日保密分管领导意见销毁人：签字年月日 签字：年月日监销人签字年月日