企业公文写作与处理规范讲义

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1、企业公文写作与处理规范(讲义)一、公文的基本常识(一)公文写作与处理的法律依据1.有关法律法规和行业标准。如:《中国共产党机关公文处理条例》(中办发〔1996〕14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)。2.上级单位有关公文处理的规定和要求。如:《中国联合网络通信集团有限公司公文处理办法》(中国联通〔2009〕101号)。这个办法是集团公司参照上述规定,结合公司实际制定的本系统的公文处理规定。(二)公文的概念公务文书简称公文,是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法

2、定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,沟通信息,交流经验和记录情况的重要工具。*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称,在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。目前,对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。在理论著述和日常工作中,“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。一般来说,在政府机关主要用“公文”一词,如“公文格式”、“公文种类”。但有时也叫文件。在党的系统则不叫“公文”,都称为“文件”。但是无论党政机关,属于合成词的,如“文书工作”、“文书处理”,还是

3、“文件标题”、“文件日期”等,都属于约定俗成。(三)公文的重要性公文作为单位实施管理的工具和手段,21属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能,与公司每位员工的日常工作密切相连。提高公文写作质量,做好公文处理工作,对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。中国联通作为国际知名电信运营企业,公文写作的质量和处理能力,将直接关系着系统决策管理和服务的效率,也代表着联通的形象和声誉,反映了我们工作人员的工作能力。因此,我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。(四)公文的分类公

4、文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的,是客观存在的。科学地分析归纳公文的类别,有助于了解公文的特点、作用,正确地选用文种以及掌握公文的写作规律,有助于加速公文运转与合理组卷。从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类,可有十余种分类方法。这里讲述最基本的概念和方法。1.从文件的来源分,分为收来文件(本机关收到的由外机关拟制、发送来的文件,又叫收文)、对外文件(本机关拟制的对外发出的文件,又叫发文)、内部文件(本机关拟制的,但只是在本机关内部使用的文件)。2.从行文关系分,分为上行文(下级被领导机关向隶属的上级机关

5、的发文)、平行文(互相平行的机关或不相隶属的机关之间的发文)、下行文(上级领导机关对所属下级机关的发文)。3.从文件的机密性质和阅读范围分,分为保密文件(内容涉及党和国家机密的文件,在一定时期内限制阅读范围,通常由专人负责处理和保管)、内部文件(内部使用的不对外公布的文件)、公布的文件(向人们群众或向国内外公开发布的文件)。4.从文件的制发机关和作用分,分为法规文件、行政文件、党的文件。5.从文件的使用范围分,分为通用文件、专用文件。21(五)公文的种类《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有:决议、决定、

6、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。一般情况下,企事业单位可根据本单位的性质和工作特点,选择使用的公文种类。中国联通常用的公文种类有:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。(六)公文的格式公文格式中,一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首,主要包括:公文份数序

7、号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称为主体,主要包括:公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记,主要包括:主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。*公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组,主要用于公文的检索查询。标注公文主题词,绝对不是将题目全部照抄,可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》和《中国联通公文主题词表》进行标注。一般情况下,一

8、件公文除类别词外,最多标注5个主题词。(七)公文的行文规则21行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。行文应遵循以下基本规则:1.行文原则:确有必要、注重效用。2.行文权限:行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告;根据授权行文,上级单位的职能部门根据授权,可向下级单位行文;同级单位和相

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