靖西县机关照片档案整理方法

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1、靖档字[2014]1号文附件靖西县机关照片档案整理方法靖西县档案局2014年1月6日修订印发根据《广西壮族自治区机关照片档案整理细则》的相关规定，现特详细分解机关照片档案的整理流程为以下10个步骤：①收集照片→②挑选照片→③照片排列→④贴标签编档号→⑤计算机录入（档号、文字说明）→⑥套打（或打印粘贴）照片档案袋→⑦填写备考表→⑧照片装袋、装盒→⑨编制照片档案目录→⑩上报档案目录和电子照片第一步骤：收集照片 （一）收集要求：（1）对属于收集和归档范围的照片，由摄影者或承办单位定期（一般在活动结束后一个月内）向本单位档

2、案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。（2）应当归档的数码照片要打印出纸质照片保存，其电子照片随本单位其他电子文件一起刻录到光盘一式三份保存（一份存档案室，一份供本单位提供利用，一份报县档案局作异地备份）。（二）收集范围：   （1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；   （2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；   （3）本单位组织或参加的重要活动的照片；   （4）反映本单位重点工程项目、重点科研项目和单位面貌的照片；   （5）本单位、系统劳动模

3、范、先进人物及其典型活动的照片；   （6）本单位历届领导班子成员的照片；   （7）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；   （8）本单位荣获的荣誉性奖状（杯）、证书、锦旗的照片；   （9）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片；   （10）其他具有保存期价值的照片   第二步骤：挑选照片（一）筛选照片：1、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。一个会议一般归档3到5张，如图1所示的是新甲乡2012年新型农村

4、社会养老保险征缴工作会议的所有电子照片，筛选打印出纸质相片时应当如图2所示地选择会议现场（含会标）、参会人员（规模）、主席台就坐人员、主持人和讲话领导等各一张。图2图12、筛选的照片应具有主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点。（1）构图重复的如图3和图4所示，只选择主题鲜明、影像清晰、画面完整的一张归档（只选图3）。图3图4（2）影像不清晰的，不要归档。如图5图5（二）收集保存电子照片将所有确定为归档的电子照片文件统一保存在电脑D盘的特定文件夹的“电子照片”文件夹里，这个特定文件夹统一命名为：全宗号+单位名称，如县总

5、工会全宗号012（从2014年起各单位全宗号统一升级为三位数，位数不够的前面加0），这个特定文件夹为“012总工会”；乡镇的统一为：全宗号+乡镇名称，如地州乡的为：“062地州”。这样，县总工会的电子照片所保存的路径就是：“D：12总工会电子照片”。（三）洗印照片没有洗印成纸质的数码照片要按“5-8寸大小”洗印，照片无需过塑保存。图6第三步骤：照片排列按照片形成的年度归档，即在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。特别提醒：不要求区分保管期限和分类，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限均归入永久。第

6、四步骤：贴标签编档号在每张照片的背面粘上一张标有档号的不干胶贴，档号格式为：“全宗号—年度—张号”。一个立档单位照片档案的张号按同一个年度内编制一个大流水号。如图6所示，012表示县总工会的全宗号，2011表示2011年度，2表示县总工会2011年度的第2张照片。同时，要按每一张照片的档号到上述所说的特定文件夹（如，D：12总工会电子照片）修改与其相应的电子照片的文件名，电子照片的文件名结构为：全宗号（3位数）-年度（4位数）-张号（3位数），如，将“DSCF9437”改为“012-2011-002”。第五步

7、骤：计算机录入1、点击电脑桌面上的GD2000档案管理系统快捷键，如图所示，系统默认用户名为：“gd2000”，用户口令为“manager”；2、进入后点击“归档管理”中的“照片档案管理”进入“照片档案录入”模块，如图7所示。图7（2）点击“归档管理”中的“照片档案管理”进入录入模块（1）输入用户名为：“gd2000”，用户口令为“manager”3、在“照片档案录入模块”中分别输入相关信息，如图8所示为标准录入形式，具体为：（1）全宗名称：即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。如，靖西县市政局图8（2）

8、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。如，212表示县市政局在县档案馆被编在第212号全宗。（3）年度：采用公元纪年，如“2012”。（4）张号：照片排列顺序流水号，即张号，如“11”。（5）类别：目前各单位每年度的照片量还比较少，不分类，类别一栏留空。（6）保管期限：照片档案统一划分为永久保管。（7）参见号：指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，如“文