浅谈高校会计档案管理信息化建设

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1、浅谈高校会计档案管理信息化建设摘要：高校会计档案是高校信息资源X络的一个重要部分，随着信息技术的发展，原有会计档案管理模式已不能适应教学、科研等对会计信息的需求。文章分析了传统纸质会计档案管理存在的问题，提出了从观念、技术与制度等方面共同推进高校会计档案管理信息化建设的思路。关键词：高校；会计档案；信息化高校会计档案是记录高校的会计凭证、会计账薄，它和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映高校各项经济业务的重要史料和证据。它是高校信息资源X络的一个重要组成部分，对高校的发展起着重要的见证与参考作用。2009年财政部发布了《

2、关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》一文，指出了发展我国会计信息化的建设要求，计算机X络的普及运用必将对传统的会计档案管理方式提出新的发展需求。一、传统纸质会计档案管理存在的问题（一）纸质会计档案的字迹日久易消淡《会计档案管理办法》中将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年5类。而在工作实践中，有些新技术工具的应用反使会计档案的字迹变得不易保存，如用色带打印的发票，发票联上的数字有的在报销时马马虎虎能识别，保存不到1年时就已淡化得模糊不清。原始凭证字迹的消退给档案查询

3、造成较大的障碍，当此欠缺性被别有用心的人利用时，将产生较大的财务风险。（二）纸质会计档案的调阅难度大高校的办学规模在日益扩大，教学、科研等各项经费的收支数量与金额也呈逐年增长的趋势，迎接各类专项经费检查时，调阅、复印大量相关的会计档案是高校财务部门的档案管理人员较头疼的工作之一。例如，某项国家级基金项目进行经费审查时，需调阅跨度几年的项目周期内各相关会计凭证，要复印几十份甚至上百份的发票等相关资料。仅配合一项经费审查，就需花费会计档案管理人员数天甚至数周的时间来准备，纸质会计档案在调阅的便捷性上存在欠缺。（三）纸质会计档案的

4、保管安全性欠佳由高校会计档案的定义可知，会计档案包括了各类原始凭证、账薄、报表及其他专业资料。在进行会计档案的移交时，通常财务部门与档案部门是按册移交，而每册中的原始凭证从装订到移交及之后存档的漫长过程，由于人力、财力有限，往往难以有效监管。当某册会计档案中的某份原始凭证被抽离时，很难被发现，会计档案的保管安全性主要决定于会计档案管理人员的职业素质，缺乏刚性约束。二、会计信息化对会计档案的创新（一）会计档案的载体多样性会计信息化将产生大量的电子文件。所谓的电子文件，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘

5、等载体，依赖计算机等数字设备阅读，并可在通信X络上传送的文件。随着会计信息化的发展，高校会计档案的载体不再局限于传统意义上的纸质，而是拓展到各类磁带、磁盘、光盘等现代存储工具，新的技术手段的运用，丰富了会计档案的存储形式。（二）会计档案内容的多元化由于会计信息化的推广，传统的会计档案的内容也在延伸，除了记录经济事项的凭证、账薄等会计专业资料，还包括了会计软件程序、会计软件的工作日志、数据库的初始资料、会计软件的使用说明等计算机信息资料、X络数据资料等。（三）会计信息内部控制的可靠性会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依

6、赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由X络查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而对会计档案的安全性提出了更高的要求。会计档案的管理人员不仅要保证纸质会计档案的安全性，还要完备对磁性载体存储的各类会计信息的内部控制，完善对存档会计信息资料的操作权限、相关人员的岗位职责等。传统的高校会计档案工作已不能满足会计信息化所带来的新问题，应根据外界会计环境的变化，创新高校的档案管理工作。三、高校会计档案管理信息化建设思路近年来，我国的高等教育事业取得了长足的发展，高校在办学规模、经济、科技开发、科研成果转化、后勤社会化及产

7、业改制等方面都取得了令人瞩目的成果。随着高校的多元化发展，与社会方方面面的合作与交流日益增多，对高校的各类信息的需求将呈增长趋势，其中高校的会计信息档案对于各类决策者做出科学判断尤显重要。为促进高校教学科研事业的发展，创新高校的会计档案管理势在必行。（一）观念创新是高校会计档案管理信息化的前提会计信息化条件下，财务管理的理念发生了质的变化，由传统的核算型模式向现代管理模式转化。会计信息化，把会计人员从繁重的手工算账、结账的工作中释放出来，有更多的精力从事会计分析、预测等财务管理工作，为高校的长远发展当好决策参谋。同时，X络技

8、术的发展，也使会计信息从原先零星分散的数据转换为系统的综合信息，可随时提供实时动态的全方位信息。会计档案是所有会计信息数据的源头，只有创新会计档案的管理理念，才能为会计信息的数据应用提供更广阔的时间与空间。首先，加强宣传，让学校的领导充分意识到会计档案信息化的建设重要性，只有领导重视，才能