印章管理制度(草案)

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1、2012年第1版常州市新华石油化工储运集团有限公司印章管理制度一、目的规范公司印章的使用界定管理层面；防范经营风险；提高管理效能。二、适用范围本制度适用于本公司所有部门三、印章定义本规定中所指印章是在公司的公章、合同章、法人代表章、各部门业务专用章等。四、印章的申请、登记与缴销1、印章的申请（1）公章、合同章由于公司开业，需刻制。由集团办公室提出申请，并填写《印章刻制申请表》，报总经理批准后由集团办公室承办刻制。（2）各部门业务专用章部门的业务专用章，由需求部门提出申请，报总经理批准后由集团办公室承办刻制。（3）印章上的文字如因磨损申请换发时，由保管人员与相关使用频繁业务部门协商后填写《

2、印章刻制申请表》，在备注栏拓上印模，说明制发日期，经总经理核定后由集团办公室换发。补发印章的文字应有异于原印章，以便区别。（4）各印章制发一枚为原则。但因业务需要或受地区限制需增制者，由需求部门按规定向集团办公室申请并请示总经理批准（内容上加序号以便识别）。2、印章的登记公司的印章由集团办公室刻制完成后，填写《印章登记表》进行登记，汇编成册，并永久保存，以备查。3、印章的缴销（1）废旧、撤销或遗失寻获的印章，应由印章管理人员填写《缴销印章申请表》，经集团办公室主任及公司总经理核定后，将印章送缴集团办公室撤销。（2）集团办公室收到缴销的印章、即酌情予以保存或截角注销。2012年第1版五、印

3、章的保管及审批权限1、保管（1）总经理通过授权赋予一些部门对其部门印章的保管权和使用权。由被授权人填写《印章领取表》，领取印章，并指定专人保管。（2）印章由指定保管人专人妥善保管。（3）当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调由他人保管时，应及时办理，并在集团办公室办理交接手续。2、印章的审批权限序号印章名称使用范围保管人审批人备注1公章公司对外的正式文件集团办公室总经理或常务副总、相应分公司总经理涉及公司利益、声誉等重大事项需总裁审批公司对内的正式行文2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务部财务经理按照《财务管理制度》3合同专用章公司各类合同集团办公室总经理按照《合同

4、审批表》流程4法人代表章（银行印签）支票、财务报表类财务部出纳财务经理按照《财务管理制度》5法人代表章公司的正式合同等集团办公室总经理6发票专用章发票财务部会计财务经理按照《财务管理制度》7收款章收款专用收款员收款员按照《财务管理制度》8称重专用章装、卸货的称重计量司磅员司磅员按照《财务管理制度》9发货专用章成品库发货专用销售管理员销售管理员按照《财务管理制度》10党支部公章党支部对外的正式文件,对内的正式行文党支部书记党支部书记2012年第1版六、印章的使用1、使用每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用登记簿》，并经指定的审批人进行审核。审批人要审查需加盖印章的文本内容是否在授权的范围

5、内，审批通过后通知印章保管人员，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将《印章使用登记簿》归档，并汇编成册，永久保存。2、借用公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经公司总经理、常务副总、总裁批准签字后方可借走，借用时须填写《印章使用登记簿》。原则上借出的印章需当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由外借人部门经理全权负责。3、其它员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门经理审核，总经理签字后方可盖章。4、任何人不得私自动用印章，不得在空白的介绍信、信笺及白条上盖印，防止发生损害公司利益的行为，如确实有特殊需要，必须经总裁

6、批示并由本人签名担保后且写明用途后方可特办。5、涉及法律等重要事项需要用印的，须经公司有关规定报公司法律顾问审核通过方可用印。七、职责1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。保管人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。本办法自总经理签字公布之日起起执行。常州市新华石油化工储运集团有限公司2012-2-72012年第1版附件：印章刻制申请表（□新华□鼎华

7、□华海）申请刻章部门　经手人　申请日期年月日申请章类□公章□合同章□财务章□印签章□业务专用章（用途：）□其它（用途：）刻章状况□初次□复次（第次）印章内容（需提供样式）印章字体印章制造材料印章尺寸印章用途刻成的印章保管方申请刻制原因□新刻制，原因：□原章损坏，损坏原因：□其它部门主管意见签名:日期：年月日子公司总经理意见签名:日期：年月日集团总经理意见签名:日期：年月日备注：此表格填写不清晰、不完整或审批手续未完成的，集团办公室不