文件与记录控制程序

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1、XXXX有限公司文件名称:文件与记录控制程序版本版修订次文件编号页数9页生效日期持有部门代码承认/日期:确认/日期:制定/日期:XXXX有限公司文件编号：版本版文件与记录控制程序修订次生效日期改版次及日期改订理由承认确认作成次数年月日改订履历XXXX有限公司文件编号：版本版文件与记录控制程序修订次生效日期改版次及日期改订理由承认确认作成次数年月日改订履历XXXX有限公司编号：版本：版发行日期：文件与记录控制程序修订：次生效日期：共9页第1页1.0目的：为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或混用及分发的

2、适用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。2.0适用范围:本程序适用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理（包括环境管理体系和RoHS管理）、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。3.0权责：3.1一、二阶文件的制(修)订、零阶、三阶文件、记录的发行由体系管理部门负责，图纸及技术资料的发行由技术管理部门负责。3.2三阶文件的制(修)订及各表格的制（修）订，由各责任部门负责。3.3文件及记录的保管3.3.1质量手册、环境手册、职业健康安全手册、程序文件、三阶文件、表格的正本文件由体系管理部门

3、管制，技术资料的正本文件由技术管理部门管制。3.3.2各部门产生的记录由各部门负责保管。4.0相关文件5.0名词定义：5.1零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。5.2一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。5.2二阶文件：即职能规程,文件后缀为“程序”。分为品质管理、环境管理、内部监察、职业健康

4、安全等方面的程序。QP：指公司质量管理体系中之程序文件；EP：指公司环境管理体系中之程序文件；HP：指公司职业健康安全管理体系中之程序文件；QEHP：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；QEP：指公司质量/环境管理体系中之共用程序文件；EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程序文件。XXXX有限公司编号：版本：版发行日期：文件与记录控制程序修订：次生效日期：共9页第2页5.3三阶文件：职能管理规程细则，文件后缀为“规定”、“规范

5、”、“手顺”、“标准”、“流程”等。QB：指公司质量管理体系中的所有管理规定、规范、手顺、标准、流程等；EB：指公司环境管理体系中的所有规定、规范、手顺、标准、流程等；HB：指公司职业健康安全管理体系中的所有规定、规范、手顺、标准、流程等；QEHB：指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用规定、规范、手顺、标准、流程等；QEB：指公司质量/环境管理体系中之共用规定、规范、手顺、标准、流程等；QHB：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用规定、规范、手顺、标准、流程等；EHB：指公司环境/职业健康安全管理体系

6、中之共用规定、规范、手顺、标准、流程等。5.4四阶文件：各类表格记录类资料，表格后缀为表。QR指公司质量管理体系中之所有质量记录表格；ER指公司环境管理体系中之所有环境记录表格；HR指公司职业健康安全管理体系中之所有职业健康安全记录表格；QEHR指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；QER指公司质量/环境管理体系中之共用记录表格；QHR指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；EHR指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格。5.5表格：就是记录的格式，在记录之前设计的一些表格以方便

7、填写。5.6记录：表格填写之后就形成记录，是特殊类型的文件，包括质量体系、环境体系、RoHS管理体系、职业健康安全管理体系等方面的记录。5.7技术资料：外来图纸、本厂图纸、部品纳入仕样书、材料纳入仕样书、部品表、作业标准书、部品承认书、设备仕样、治具、信赖性试验结果。6.0作业程序：6.1文件、表格的分类管理6.1.1文件按管理方式划分为：受控、非受控和报废文件。6.1.2记录、表格按文件的特殊形式进行控制。6.1.3体系管理部门应设立一位专职或兼职的文控人员负责全公司文件、记录的控制；各部门应指定一位专职或兼职的

8、文控人员负责本部门的文件记录控制。6.2受控文件、表格的编码规范:6.2.1受控文件表格资料按以下规定编号：XX—XX—XXX—XXX（X/X）↓↓↓↓↓↓公司代码文件类别码部门代码流水号版本号修订次数6.2.2公司代码：XXXX有限公司编号：版本：版发行日期：文件与记录控制程序修订：次生效日期：共9页第3页6.2.3文件类别码和审批权限：文件类别文件类别代