浅谈工程施工单位的档案管理

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1、浅谈工程施工单位的档案管理　　[摘要]工程档案是在工程施工和工程施工管理过程中形成的，能够真实、准确地描述工程施工过程及工程实体的实际情况，它是具有保存价值的文字、图表、声像等类型的文件材料。工程档案也是已完工工程实体在运行、检查、维护、管理、改建和扩建时不可缺少的、重要的原始依据。工程档案的收集、整理和管理是工程建设及工程竣工验收的重要工作内容，需从工程档案形成的第一个环节抓起。[关键词]施工档案管理　　1、施工单位工程档案的分类及内容　　施工单位工程档案大致包括以下几大类型：　　1）施工综合管理文件。包括：施工方案、施工计划、施工

2、措施，有关质量、安全、进度计划、环保水保方面的往来文件，会议纪要，各种施工原始记录，工程照片和录像等；　　2）质量保证文件。包括：原材料及构件出厂证明、复验单及试验报告，半成品、成品试验成果汇总及现场材料见证取样记录、混凝土配料单，各种现场检测记录及报告，设备、机具、仪器仪表率定检测记录及检修记录等；　　3）质量检查签证文件。如：施工定位测量，放样报验单，施工测量成果报审表及测量成果等，测量原始记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，各种单元工程验收及评定、交工验收记录等；　　4）竣工图；　　5）工程结算文件。包括：计量支付文件及完工结

3、算文件，合同变更、索赔与反索赔文件等；　　6）工程验收文件。包括：合同项目工程完工验收签证鉴定书，施工报告、阶段验收、交工交面验收报告、竣工报告、工程建设施工大事记，竣工结算报告，工程移交证书及工程项目缺陷责任终止证书等；　　　　2、工程档案的形成应真实，准确、满足要求　　工程档案的内容必须真实、完整、准确、规范、系统，与工程实际相符合，绝不允许伪造或与实际不符；其深度必须符合国家有关工程方面的技术规范、标准和规程。　　　　3、工程档案的编制、收集，整理、管理和移交　　1）工程档案的编制　　①填写要规范　　施工单位应在项目成立初期备齐

4、工程相关施工规范、验收标准，使工程文件一开始就用规范化、标准化来严格要求，杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现。　　②签字盖章应符合要求　　要求责任人签字部位必须由责任人本人按照身份证的姓名签字，不应使用化名，严禁代签或用印章代替签名；签名时应注明日期。　　有责任单位签字盖章部位必须由责任单位责任人签字，并加盖该单位的现场派出机构的公章。　　③改错要符合要求　　在工程文件编制过程中不可避免的会出现一些错误，正确的改错方法是将错误用斜线划掉，再在其右上方填写正确的文字，禁止使用改正液、贴纸重写、刀片刮或用墨水涂黑等方法。　

5、　2）工程档案的收集　　工程项目所形成的全部工程文件在归档前按档案管理的要求进行收集整理；并在归档前对工程项目所形成的全部文件材料按档案管理要求进行查漏补缺和完善。　　3）工程档案的整理　　工程文件的组卷应遵循其自然形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理，保持卷内文件的有机联系；使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。　　①直接针对本项目非普发性管理文件按合同项目结合问题、文件类型、年度等进行整理组卷。　　卷内文件按问题、时间、文号或重要程度排列，同一问题的请示与批复、函与复函、主件与附件原则上不能分开，并按批

6、复在前、请示在后，复函在前、函在后，主件在前、附件在后的顺序排列；同一事项的来往文函应放在一起，依时间顺序排列。　　②非管理性的工程文件按项目划分的单位工程、分部工程、单元工程并结合问题、年度、文件类型、专业等进行整理组卷。　　卷内文件为材质证明文件按材质类别、批次排列；卷内文件为质量检查、评定、验收文件、试验检验、施工记录则按单位工程、分部工程、桩号、高程排列。　　③通用图、标准图应单独组卷；若采用了通用图、标准图，必须在工程文件整理组卷时于图纸目录中注明其图号及编制单位，并在卷内备考表说明中注明。　　卷内图纸按单位工程、专业排列，

7、同专业图按图号顺序排列。　　4）工程档案的移交　　工程档案整理完毕经监理检查合格后移交建设单位，移交时应明确移交的内容、案卷数、图纸张数等，并应有完备的清点、双方签字、盖章等交接手续。　　4、工程项目档案管理中应注意的问题　　①建立工程档案管理组织机构　　工程项目部成立的同时建立工程档案管理组织机构，应明确主管档案管理工作的领导，设立档案管理部门，配备专职的档案管理人员。　　②健全档案管理制度　　在工程项目施工初期就应结合工程项目实际情况，制定相应的工程档案管理规定，明确各部门在工程档案形成过程中各自应承担的职责。只有工程项目建设过程

8、中各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图与实物相符。　　②加强现场施工技术人员档案意识　　应有计划、有措施、