档案信息化管理优势与安全问题分析

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1、档案信息化管理优势与安全问题分析摘要：随着科技的进步和经济的发展，现代信息技术在生活中的应用也愈发广泛，目前，信息技术在档案管理中应用的程度也不断加大，对档案管理带来了很多优势，但是这一过程中也会出现很多安全性问题，这就需要相关人员加大重视力度，切实发挥出信息技术在档案管理中的优势，降低安全隐患，使用新技术对信息技术在档案管理中出现的各种问题进行改善，切实发挥出其作用。关键词：档案管理；信息化；优势；安全问题；措施1引言档案在人们的生活中具有重要的作用，和人们的生活息息相关，随着社会的进步，传统的档案管理方法己经逐

2、渐落后于时代潮流，科技的进步也使档案管理出现了翻天地覆的改变，常规的管理方法己经不能满足人们的需求，这就需要在档案管理中引入信息技术，能够有效的提高档案管理的效率，提升整个管理的质量，但是目前信息技术在档案管理的应用中还存在一些问题，给档案的安全带来隐患，本文主要对档案信息化管理的优势及安全问题进行分析，并提出一些解决问题的措施，以便促进档案信息化管理的发展。2档案信息化管理的优势1.能够提高对档案的信息进行利用的效率。随着现代科技的飞速发展，环保的理念也逐渐深入人心，这就使无纸化办公愈发被人们所关注，在社会中的各

3、个方面得到了应用。自动化办公的程度增加，就会使纸质的档案管理与数字化、信息化办公间的矛盾与冲突不断增加。档案管理引入信息化之后，可以把档案信息用数字和信息化的方式展现，进而可以在办公的信息化系统内得到直接的应用，不仅可以有效解决上述矛盾与冲突，还能够提高档案管理的信息的利用率，使档案的使用者更加方便。2.可以使搜索的速度不断加快，提高了档案搜索中的准确性，传统档案管理的模式，在进行档案的搜索时，需要工作人员在大量的目录或者案卷中手动进行查找，不仅需要耗费大量的时间，查找的速度也很慢，而且容易产生错误。实行档案的信息

4、化管理之后，不仅能够极大的提高对档案的信息进行查找的速度，还可以极大的降低档案的查找出现错误的概率，提高了搜索的准确度。1.有利于档案信息的共享与远程的传输。传统纸质的档案，使用人员需要利用相关的部门进行档案的查找，或者需要借助传真和邮寄等方式，这些手段对使用者造成很多不便。使用档案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的档案信息传送到其手中，节省了大量的人力与财力，为使用者带来了方便，提高了信息使用的效率。3档案信息化管理安全问题分析1.档案信息化管理中档案的合法性和真实性问题。根据以往的经验，纸

5、质版的档案需要相关单位的盖章或者领导的签字，很容易就可以辨别其合法性与真实性。但是档案的信息化管理中，电子形式的档案很容易被复制和修改，这就很可能使档案信息的真实与合法性受到影响。2.保管的过程中出现的安全问题。对电子形式的档案进行长期的管理会受到很多因素的影响与制约，例如，计算机软件及硬件使用的寿命，计算机软件与硬件的平台和档案的信息间一致性的程度等，这些都要进行妥善的处理，如果对其保管不当，就可能使档案的信息受到损害，严重者可能丢失档案的信息。3.档案信息在传输时出现的安全问题。档案的信息化管理过程中，信息的传

6、输一般都是利用互联网进行传输，而互联网形式的复杂就可能在传输的过程中出现安全问题，使传输的信息受到被伪造、篡改以及窃取的威胁，尤其是一些需要得到高度重视与保密的信息，传输中的安全问题对其有极大的影响，需要得到相关人员的重视。1.计算机的病毒带来的安全问题。信息化时代不可避免的会遇到计算机的病毒问题，这是全世界都面临的重要安全问题之一，档案的信息化管理中，电子档案在传输与保存的过程中可能会受到病毒的侵扰，档案信息化管理的系统也可能会受到相关的攻击等，很多档案面临着被泄露的威胁，给人们的生活带来很大影响，对档案的安全也

7、造成很大威胁。4应对档案信息化管理安全问题的对策1.对电子形式档案的真实性与合法性进行改善。对于这一问题，可以使用加密技术进行预防，目前使用加密的技术主要有两大类，即对称与非对称两种。对称性的加密主要指加密和解密的秘钥是相同的，这种加密的技术应用比较广泛；而非对称加密是指解密和加密使用的秘钥是完全不同的两种，也就是说，加密秘钥能够公开，但是解密秘钥却不能公开，需要相关人员掌管，这种加密的方式在目前信息化档案管理中的应用取得了很好的效果。使用非对称的加密技术，能够把加密的秘钥在所有需要接受管理的档案部门进行公开，由各

8、个部门自行对档案的管理进行加密，这可以有效的解决档案管理中存在的真实性与合法性的问题。1.可以建立健全完善的管理制度。档案信息化管理中，电子档案在形成和利用以及管理和保存等各个环节内，都可能会出现信息的更改或者丢失的威胁，而且那些己经被更改或者丢失的信息并不容易和及时的被发现。所以，对档案进行管理的部门就需要建立一套统一管理的规章和制度，对系统中每份档案生命