关于电子档案管理问题的思考

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1、关于电子档案管理问题的思考　　关于电子档案管理问题的思考　　随着科学技术的进步与发展，随着信息时代的延伸与强劲，随着电子档案的生成和广泛使用，科学管理电子档案的问题，已被社会高度重视，专业专职人员必须全面准确，严格规范对电子档案的管理。　　1关于电子档案管理问题的思考　　关于电子档案管理问题的思考　　随着科学技术的进步与发展，随着信息时代的延伸与强劲，随着电子档案的生成和广泛使用，科学管理电子档案的问题，已被社会高度重视，专业专职人员必须全面准确，严格规范对电子档案的管理。　　1强化电子档案管理势在必行　　伴随着信息数字化的快速发展论文联盟，电子

2、档案已发展成了档案管理的重要形式，档案管理工作已逐步实现现代化管理，做好档案管理工作，尤其是电子档案的管理工作，一定要加强对档案的整理、归档、保护，要做到四个必须。　　必须保证电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特

3、别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。　　必须保证电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类

4、的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。　　必须保证电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。　　必须保证电子档案的安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生

5、静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。　　2完善电子档案保护措施　　提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。而且要在各方面要加强保护措施。光盘比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，作为新型的存贮载体，归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中有利于归档电子文件的长期保存。　　一是要加强对以前软磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％-50％，温度控制在14-24℃。加强病毒防范。要求各

6、业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。　　二是要加强对光盘的保护。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，注意避光。阳光的直射会使光　盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。　　光盘存放的相对湿度应为40％-65％，温度宜控制在14－24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。保持良好的温度、湿度环境至关重要。规范排放和使用。在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。　　

7、不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。防治有害生物。①采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。避开磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开磁场和电场。化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷。②采用防霉剂进行化学预防。③通过防氧封存、杜绝霉菌进入库房的渠道、搞好库内卫生、控制温湿度等措施进行环境控制。　　3提高电子档案管理技能　　随着科技的进步，电子档案在现在形成时

8、所依赖的技术——电子计算机软硬件技术，也在不断更新换代，到未来往往是已经过时的技术。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，必须将